Digitale Einladung fürs Firmenevent im Planetarium

Der Planetariumssaal ist reserviert, der Termin steht, und im Team-Chat schreiben zwölf Leute „klingt gut, ich sag noch Bescheid“. Genau da hilft eine Digitale Einladung: Du wählst im Katalog ein Design, trägst Namen, Datum, Uhrzeit und Ort ein und teilst den Link noch am selben Tag.

Das Planetarium rechnet nach Zeitfenster und Sitzplätzen ab, nicht nach Stimmung. Wer die Kosten im Griff haben will, braucht zwei Dinge: eine Offerte, die in Posten zerlegt ist, und eine belastbare Gästezahl. Die zweite bringst du selbst mit.

Firmenevent im Planetarium: Die Rechnung beginnt beim Zeitfenster

Die Kuppel wird für ein Zeitfenster gemietet. Frag nach einer Aufstellung mit einzelnen Posten: Miete der Kuppel, Techniker für die Projektion, Ton, Reinigung und jede Stunde, die über das gebuchte Fenster hinausgeht. Steht alles in einer Summe, lässt sich die Offerte nicht mit einem anderen Saal in der Stadt vergleichen. Kläre auch, bis wann ihr raus sein müsst – die Reinigung danach läuft separat.

• Wie viele Plätze sehen die volle Kuppel? Gefragt sind Sitze mit freier Sicht, nicht die Gesamtzahl der Stühle.
• Was kostet die Aufbauzeit, und was kostet eine zusätzliche Stunde nach dem gebuchten Fenster?
• Wer stellt den Techniker für die Projektion – und was passiert, wenn die Kuppel mitten in der Vorstellung ausfällt?
• Lässt sich das Firmenlogo vor der Vorstellung auf die Kuppel projizieren?

Catering wird pro Kopf gerechnet, also verschiebt jeder bestätigte Gast die Zahl, die du dem Haus nennst. Mit 80 Zusagen und zwölf offenen Antworten im Team-Chat kalkulierst du entweder zu hoch oder zu knapp. Das Planetarium will die Gästezahl vorher wissen und korrigiert sie selten nach unten. Deshalb sollte die Liste stehen, bevor du die Zahl bestätigst.

Was kostet eine Digitale Einladung fürs Firmenevent im Planetarium?

Send The Joy verkauft Digitale Einladungen für 29,99 EUR pro Einladung. Einmalig, ohne Abo. Ob 60 oder 200 Gäste: Der Preis hängt nicht an der Personenzahl, denn bezahlt wird die Einladung, nicht der Kopf.

Die Einladung ist eine eigene Webseite für dein Event, kein PDF und kein Bild. Du teilst sie per Link, QR-Code oder Nachricht im Intranet oder im Team-Chat. Deine Gäste installieren nichts: Sie öffnen den Link im Browser und antworten vom Handy. Im Editor stellst du Texte, bis zu sechs eigene Fotos, Musik und die Fragen der Rückmeldung ein.

Die Kuppel gibt die Sitzplätze vor. Wie viele davon belegt werden, weißt du erst, wenn die Zusagen da sind.

Von der Chat-Gruppe zur Zusagenliste

Die Zusagen kommen in der Einladung selbst an, in einer Liste. Welche Fragen das Rückmeldeformular stellt, legst du fest – so bekommst du nur das, was du vor dem Anruf beim Planetarium wirklich brauchst. Antworten musst du nicht im Chat zusammensuchen. Erst die Liste, dann die Zahl ans Haus, dann das Catering.

Wenn Uhrzeit, Ort oder Dresscode sich ändern

Verschiebt das Planetarium die Vorstellung von 19:00 auf 20:30 Uhr, änderst du die Uhrzeit im Editor. Der Link bleibt derselbe, niemand bekommt eine neue Nachricht. Genauso ist es mit Anfahrt, Saalplan, Dresscode oder dem Satz auf der Titelseite. Auf Papier wäre jede Änderung ein neuer Druck und ein neuer Verteiler.

Bevor du beim Planetarium unterschreibst, brauchst du eine Zahl, die stimmt. Mit einer Digitalen Einladung von Send The Joy sammelst du die Zusagen vorher ein. Im Testmodus gestaltest du die Titelseite, ohne zu zahlen. Nach dem Kauf sind alle Szenen der Einladung frei, und der Link geht raus, sobald das Budget steht.