Digitale Einladung für Firmenevent im Palais mit Protokoll

Es ist 18:40, der Portier hat die Liste in der Hand, und im Foyer stehen zwei Gäste, die nicht wissen, ob sie im richtigen Saal sind. Bei einem Firmenevent im Palais entscheidet genau das über den Abend: nicht das Menü, sondern ob jeder weiß, wann er wo sein soll. Eine digitale Einladung lässt sich heute aus der Kollektion auswählen, anpassen und verschicken – dann steht das Protokoll, bevor der erste Gast den Mantel abgibt.

Ein Palais gibt den Takt vor: Einlass, Beginn, Dresscode. Wer diese drei Dinge klar aufschreibt, muss am Abend niemanden durch den Saal lotsen. Genau dafür ist die Einladung da: Sie erklärt den Ablauf, bevor jemand klingelt.

Digitale Einladung fürs Firmenevent im Palais: Das Protokoll beginnt am Motto

'Gala-Dinner' ist nicht dasselbe wie 'Jahresempfang mit Cocktail'. Das Motto steht im ersten Feld der Startseite, es ist das Erste, was der Gast liest, und es bestimmt den Ton von allem anderen. Danach kommen die Uhrzeiten: Einlass und Beginn getrennt notieren. Der Dresscode wird wörtlich geschrieben – 'Black Tie', 'dunkler Anzug' – ohne Adjektive, die jeder anders auslegt.

• Motto des Abends exakt benennen: Gala-Dinner, Cocktail oder Firmenjubiläum – im Feld auf der Startseite.
• Zwei Uhrzeiten: wann die Türen öffnen und wann das Dinner beginnt.
• Ort mit Karte und dem Namen des Saals im Palais, nicht nur die Straße.
• Dresscode wörtlich, ohne Spielraum: 'Black Tie', 'dunkler Anzug'.

Wie ihr digitale Einladungen Szene für Szene aufbaut

Der Gast sieht keinen Datenblock, sondern einen Ablauf in Szenen: Schwelle, Erinnerung an den Innenhof, langes Dinner, letzter Tanz. Jede Szene hat ihre eigenen Texte und Fotos. Bis zu sechs eigene Bilder lassen sich hochladen – die Fassade des Palais auf der Startseite, der gedeckte Tisch als Dekofoto. Sie richten sich selbst im Rahmen aus und lassen sich später austauschen.

Der Zeichenzähler im Editor verhindert, dass der Firmenname auf dem Handy abgeschnitten wird – genau dort, wo fast alle aus der Liste die Einladung öffnen. Die Vorschau aktualisiert sich sofort, ohne Neuladen, und Musik lässt sich ebenfalls hinterlegen.

Das Palais gibt den Rahmen vor. Die Einladung sorgt dafür, dass alle ihn kennen.

Zusagen und Kapazität: was die digitale Einladung leistet – und was nicht

Es gibt keinen Ticket-Scan und keine automatische Kapazitätskontrolle. Was ihr bekommt: Die Zusagen liegen in der Einladung selbst, als sortierte Liste, ohne dass ihr jemandem per WhatsApp nachlaufen müsst. Die Fragen im Bestätigungsformular sind frei einstellbar – Name, Firma, Teilnahme. Allergien, Menüs oder Transport sammelt das Formular nicht; das Catering klärt ihr wie immer auf dem üblichen Weg. Mit der Liste schließt ihr die Zahl mit dem Palais und dem Dienstleister ab: Die Einladung ersetzt nicht das Blatt des Maître, sie füttert es.

Saalwechsel am Abend vorher: ändern statt neu verschicken

Wenn das Palais das Dinner in einen anderen Saal verlegt oder die Uhrzeit schiebt, ändert ihr das Feld und der Link bleibt derselbe. Niemand bekommt eine zweite Nachricht mit der Korrektur. Gleiches gilt für Karte oder Dresscode: Wer den Link öffnet, sieht die aktuelle Version, nicht die von letzter Woche. Kein Nachdruck, keine neuen Umschläge, keine Anrufe bei allen, die schon zugesagt haben.

In der Schweiz sitzen bei einem Anlass Gäste aus der Deutschschweiz, der Romandie und dem Tessin am selben Tisch. Der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen, und die Website gibt es in sieben Sprachen – jeder liest sie in seiner. Niemand muss etwas installieren: Der Finanzvorstand öffnet den Link im Zug, bestätigt in zwanzig Sekunden, und die Antwort steht in der Liste. Wählt ein Design aus der Kollektion, bearbeitet die Startseite kostenlos und teilt den Link noch heute.