Digitale Einladung fürs Firmenevent: so geht's ohne Designer

Donnerstag, 16 Uhr, das Offsite steigt am Dienstag. Deine Chefin schreibt: die Einladung braucht sie bis morgen, bitte auf Deutsch und auf Englisch. Auf dem Tisch liegt ein Foliensatz von 2019, im Chat hängen drei verschiedene Uhrzeiten, und niemand weiß, ob der Empfang im Foyer oder im Innenhof stattfindet. Für genau diesen Moment gibt es die digitale Einladung: Du wählst im Katalog ein Design, probierst die Titelseite kostenlos und schickst noch am selben Tag einen Link raus. Eine Einladung für ein Firmenevent braucht keinen Designer und keinen Drucktermin.

Der Rest ist Reihenfolge, nicht Kreativität. Wer erst sammelt und dann gestaltet, ist in einer Stunde fertig. Wer zuerst am Layout dreht, hat am Ende drei Versionen und schickt die falsche.

Einladung für ein Firmenevent planen: die Angaben, die am Vortag fehlen

Termin, Uhrzeit und Adresse gehören in eine Zeile, bevor du irgendein Feld im Editor anfasst. Steht der Ort noch nicht fest, veröffentliche trotzdem: Du änderst den Ort später, der Link bleibt gleich. Schreib die englische Fassung sofort mit, der Inhalt lässt sich pro Sprache einstellen und die Seite läuft in sieben Sprachen. Dein Büro in Wien oder Zürich muss nichts nachbauen. Und frag vorher zwei Dinge ab, die sonst nachts im Chat landen: Dresscode – Cocktail, nur Vortrag, Abendessen – und bis wann bestätigt werden soll.

• Datum, Uhrzeit und die vollständige Adresse, dazu den Kartenlink
• Name, Rolle und E-Mail der Person, die einlädt
• Das Logo in der aktuellen Fassung, nicht das von 2019
• Antwortfrist, die Frage im RSVP und die Sprachen, in denen verschickt wird

Die digitale Einladung ist ein Link, kein PDF

Du verschickst keine Datei, sondern eine Adresse. Die passt in die interne Mail, in den Projektchat oder als QR-Code auf den Bildschirm am Eingang. Niemand installiert etwas: Gäste öffnen den Link im Browser auf dem Handy und bestätigen von dort, ohne Konto und ohne App.

Damit fällt der 4-MB-PDF weg, der auf dem Handy abgeschnitten wird, und die Mail, die am Firmenlimit hängt. Später tauschst du das Logo, verschiebst die Uhrzeit oder nimmst ein anderes Titelfoto. Bis zu sechs eigene Bilder setzen sich selbst in den Rahmen, welches die Titelseite ist, legst du fest. Alle sehen die aktuelle Version, ohne dass jemand einen zweiten Link bekommt. Und wenn die Chefin den Termin verschiebt, ist das eine Änderung im Editor, kein zweiter Versand.

Der Link bleibt, der Text darf sich ändern. Genau das ist der Unterschied zur PDF-Datei.

Digitale Einladungen für Firmenevents: was sie nicht leisten

Es ist digital, also wird nichts gedruckt und nichts verschickt. Will die Geschäftsführung eine Kopie für die Ablage, ist die vernünftige Lösung: Link für alle, drei gedruckte Exemplare für die, die sie aufheben. Wer grundsätzlich keine Links öffnet, bekommt einen Anruf. Automatische Erinnerungen an alle, die nicht geantwortet haben, gibt es nicht, Ticket-Scans auch nicht. Braucht dein Event das, kommt ein zweites Werkzeug dazu.

Wie du die digitale Einladung gestaltest: Text zuerst, Design danach

Filtere die Sammlung nach dem Ton, den die Marke vorgibt: sachlich, warm, formell. Wähle die Titelszene, wenn der Text schon steht. Denk die Szenen in der Sprache deines Teams: die Schwelle für den Empfang, das lange Dinner fürs Networking, der letzte Tanz für den Abschluss. Veröffentliche mit einem Klick und leg den Link in der Eventablage ab, dann bearbeitest du beim nächsten Mal dieselbe Einladung weiter. Die Bestätigungen landen währenddessen in einer Liste, die du direkt an die Catering-Planung weitergibst. Fang mit dem Gratis-Test der Titelseite an.