Digitale Einladung: Firmenevent mit Begleitung planen

Donnerstag, 16:40 Uhr, Büro in Berlin-Mitte. Eine Kollegin tippt in die Firmengruppe: „Kann ich meinen Partner mitbringen?“ Drei Daumen, eine Sprachnachricht, keine klare Antwort. Zwei Wochen später sitzt HR vor einer Tabelle mit 24 Zusagen und rätselt, ob darin zwei Begleitpersonen stecken oder fünf. Genau hier setzt eine Digitale Einladung fürs Firmenevent mit Begleitung an: Du wählst heute ein Design aus der Kollektion, verschickst einen Link – und die Zusagen landen in einer Liste, mit Namen und Begleitung.

Sie löst nicht alles. Sie löst den Punkt, an dem viele Firmenevents kippen: Niemand weiß genau, wer kommt. Teilnehmerzahl begrenzen, Menüs abfragen, Sitzordnung bauen – das bleibt deine Arbeit. Du fängst nur nicht bei null an, sondern bei einer Liste.

Was eine Digitale Einladung ordnet – und was nicht

Die Einladung ist eine eigene Webseite für dein Event. Kein PDF, kein Bild, keine App für die Gäste: Sie öffnen den Link im Browser und antworten vom Handy aus. Die RSVP-Fragen legst du selbst fest, zum Beispiel „Kommst du allein oder mit Begleitung?“ und „Wie heißt deine Begleitung?“. Die Antworten landen in einer sortierten Liste, nicht in 40 einzelnen Chats. Du kannst Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode später korrigieren, ohne dass jemand etwas neu verschicken muss.

• RSVP-Frage: „Kommst du allein oder mit Begleitung?“
• Ein Namensfeld für jede Begleitperson, wenn du es brauchst.
• Sortierte Zusagenliste – du zählst Personen, nicht verschickte Links.
• Ein Link oder QR-Code, der gleich bleibt, wenn du Uhrzeit oder Ort korrigierst.

Begleitpersonen, Menüs und Allergien: wo die Grenze liegt

Menüs, Intoleranzen, Kinderbetten, Transport: Das sammelt das RSVP-Formular nicht. Die Einladung nimmt Zusagen entgegen, keine Essenswünsche. Wenn du das brauchst, hängst du eine kurze Abfrage hinten dran oder fragst die Leute direkt, die zugesagt haben.

Kein Mangel, sondern eine Aufteilung. In der Praxis führt HR zwei Listen: eine für „kommt / kommt nicht / mit Begleitung“ und eine für „isst vegetarisch“. Die erste füllt die Einladung, die zweite füllst du. Bei Papier hättest du beide aus 40 Rückmails zusammengesucht – und bei der dritten Absage wieder von vorn angefangen.

Die Einladung zählt, wer kommt. Wen er mitbringt, steht daneben. Alles andere bleibt Handarbeit.

Papier oder Link: der ehrliche Vergleich

Papier hängt am Kühlschrank, das ist ein echter Vorteil. Digitale Einladungen ändern dafür den Ort, ohne dass jemand 40 Karten nachdruckt. Wenn einzelne Gäste etwas in der Hand wollen, mach beides: Link für alle, ein paar Ausdrucke für die, die sammeln. Bei internationalen Teams stellst du den Inhalt pro Sprache ein – deutsch, englisch, spanisch. Nicht jeder liest dieselbe Version, und niemand braucht dafür eine App.

Was kostet eine Digitale Einladung fürs Firmenevent mit Begleitung?

29,99 EUR, einmalig, kein Abo. Du probierst das Design vorher im Testmodus, bearbeitest das Titelbild gratis und schaltest mit dem Kauf alle Szenen der Einladung frei. Danach änderst du Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode, und der Link bleibt derselbe. Wenn dein Firmenevent mit Begleitung nicht in einem Chatverlauf versanden soll: Bau die Einladung, stell die RSVP-Fragen ein und lies die Liste.