Digitale Einladung für mehrsprachige Firmenevents

Donnerstag, 16:40, Besprechungsraum mit Blick auf den Innenhof. Die Weihnachtsfeier steht, der Termin ist fix, und in der Runde sitzen Kolleginnen aus Wien, Zürich und Genf. Jemand fragt: Verschicken wir jetzt drei Einladungen, eine pro Sprache, oder hängen wir drei PDFs an eine Mail? Beides ist unnötig. Ihr wählt im Katalog eine digitale Einladung fürs mehrsprachige Firmenevent, füllt die Felder aus und schickt sie noch am selben Abend raus.

Der Unterschied liegt nicht im Design, sondern in der Logistik. Ein Link, ein Event, und der Inhalt wird pro Sprache hinterlegt. Wenn später eine Uhrzeit kippt, korrigiert ihr das an einer Stelle statt in drei Vorlagen, die irgendwo in alten Mails herumschwirren.

Digitale Einladung mehrsprachig: ein Link, drei Sprachen

Die Webseite von Send The Joy gibt es in sieben Sprachen, und auch der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen. Konkret: Der Titel für das Firmenessen steht bei der einen Gruppe auf Deutsch, bei der anderen auf Französisch, im gleichen Event und unter dem gleichen Link. Ihr pflegt also eine Einladung und nicht drei. Kommt ein Standort dazu, kommt seine Sprache einfach dazu.

• Klärt vorher, wer in welcher Sprache liest. Bei drei Standorten sind das schnell drei Versionen.
• Hinterlegt den Text pro Sprache in der Einladung, statt dieselbe Nachricht mehrfach zu verschicken.
• Lasst den Link unverändert: Wer ihn einmal hat, sieht immer die aktuelle Fassung.
• Formuliert Dresscode und Uhrzeit in allen Sprachen gleich, sonst kommen Rückfragen per Chat.

Digitale Einladung oder Event-Website: was der Gast wirklich braucht

Wenn der Gast nur Datum, Ort, Anfahrt, Dresscode und eine Zusage braucht, reicht eine Seite. Eine Website mit zehn Unterseiten macht daraus eine Klickstrecke, und die Hälfte davon führt niemand aus. Bei einem Firmenevent fragen sowieso fast alle dasselbe: Wann, wo, was ziehe ich an.

Braucht ihr Rednerprogramm, lange Biografien und einen Blog, ist eine Website sinnvoll. Für ein Firmenessen, ein Jubiläum oder eine Feier mit mehreren Standorten ist die digitale Einladung der kürzere Weg: Link öffnen, antworten, fertig. Ohne App, im Browser, auf dem Handy oder am Rechner.

Zusagen kommen in einer Liste an

Die Rückmeldungen landen in der Einladung selbst, in einer Liste, die ihr durchsehen könnt. Die Fragen im Formular lasst ihr so, wie sie zu eurem Abend passen. Eine automatische Erinnerung an alle, die noch nichts gesagt haben, gibt es nicht: Schaut die Liste durch und schreibt nur denen, die tatsächlich fehlen.

Ein Link, der für alle funktioniert — das ist der ganze Aufwand bei einem mehrsprachigen Firmenevent.

Halle getauscht, Dresscode geändert: der Link bleibt gleich

Wenn sich der Raum ändert, die Uhrzeit rutscht oder der Dresscode konkreter wird, ändert ihr das in der Einladung, und der Link bleibt derselbe. Niemand muss eine neue Fassung suchen oder eine zweite Nachricht lesen. Für die paar Leute, die Papier behalten wollen, druckt ihr ein paar Karten — für alle anderen reicht der Link. Sucht ein Design aus der Kollektion, probiert es kostenlos aus und veröffentlicht eine digitale Einladung, die jeder Gast in seiner Sprache liest.