Digitale Einladung Firmenevent: Kosten im Vergleich

Zwei Wochen vor dem Firmenjubiläum steht die Location, die Geschäftsführung hat zugesagt, in der Tabelle stehen 200 Namen. Dann fällt auf: Die Uhrzeit auf dem gedruckten Kärtchen ist falsch. Also Korrektur, Neudruck, neue Umschläge. Genau hier lohnt der Vergleich digitaler Einladungen für Firmenevents. Eine Digitale Einladung ist eine eigene Webseite für deinen Abend: Du stellst sie im Katalog zusammen und verschickst sie noch heute per Link.

Die Rechnung dahinter ist unspektakulär, entscheidet aber. Bei 200 Gästen geht es nicht um eine Karte, sondern um eine Auflage, eine Adressliste und eine Menge Stunden, die später niemand aufschreibt.

Die fünf Posten, die bei 200 Gästen zusammenkommen

Wer klassisch druckt, zahlt nicht nur Druck. Dran hängen immer diese Posten:

• Auflage, Farbproof und Umschläge: 200 Karten werden nicht einzeln bestellt, sondern als Satz – inklusive Korrekturrunde, wenn eine Uhrzeit kippt.
• Porto oder Kurier, dazu die Nachsendung an alle, die drei Wochen vorher den Standort gewechselt haben.
• Eine Monatsgebühr bei einer Plattform, die weiterläuft, wenn das Event um ein Quartal rutscht.
• Stunden deines Teams, die Zusagen aus Chats und Mails zusammensuchen.

Digitale Einladung zum Firmenevent: vier Preismodelle im Vergleich

Bei den Preisen gibt es vier Muster, und sie verhalten sich sehr unterschiedlich. Modell eins rechnet pro Event ab: einmal zahlen, und die Einladung lebt bis zur letzten Szene des Abends, nicht bis zum Monatsende. Modell zwei ist das Abo: Rutscht das Event, läuft die Gebühr weiter, auch wenn niemand die Seite öffnet. Modell drei rechnet pro Gast oder pro Versand – die Rechnung wächst genau dann, wenn die Liste wächst, und die Liste mit 200 Namen ist nie die endgültige.

Send The Joy fährt Modell vier: 29,99 EUR pro Einladung, einmal gezahlt, ohne Abo. Ob 50 oder 200 Zusagen – der Preis bleibt derselbe. Das ist die Zahl, gegen die du die anderen drei stellen kannst.

Einmal zahlen, beliebig oft ändern – und der Link bleibt derselbe.

Warum die Digitale Einladung eine Zeitänderung aushält

Uhrzeit, Raum oder Dresscode ändern sich bei Firmenevents gern kurzfristig. Du passt den Text im Editor an, der Link bleibt gleich, und jeder Gast sieht die aktuelle Fassung – ohne zweite Karte, ohne neue Mail. Die Zusagen landen in einer Liste direkt in der Einladung statt verteilt in Postfächern. Und niemand muss etwas installieren: Der Gast öffnet den Link im Browser auf dem Handy oder scannt den QR-Code am Empfang. Bis zu sechs eigene Fotos kannst du einsetzen, die Fragen im RSVP-Formular stellst du selbst zusammen.

Was digitale Einladungen nicht können, klar gesagt

Papier druckt sie nicht, und automatische Erinnerungen an alle, die noch nicht geantwortet haben, verschickt sie auch nicht – die Liste gehst du selbst durch und schreibst die fehlenden Leute an. Allergien und Menüwünsche gehören in einen anderen Kanal, das klärst du besser vor dem Versenden. Will der Vorstand eine Kopie für die Ablage: Link für alle, ein paar gedruckte Blätter für die Akte. Rechne den Vergleich einmal mit deinem eigenen Event durch – Datum, Gästezahl, die Stunden, die dein Team sonst am Telefon hängt. Passt die Zahl, ist die Entscheidung schon gefallen.