Digitale Einladung für internationale Firmenevents

Es ist Dienstag, 16:40 Uhr, und im Tagungshotel in Brüssel wird aus dem Raum „Rubin“ kurzfristig der Raum „Saphir“. Die Einladung ging vor drei Wochen an 60 Leute in sieben Ländern. Zwei davon haben den Termin ohne Zeitzone im Kalender: Der Kollege aus Warschau steht eine Stunde zu früh im Foyer, die Kollegin aus Lissabon eine Stunde zu spät. Mit einem PDF kommst du da nicht mehr raus. Eine Digitale Einladung löst das auf – du änderst den Raum, der Link bleibt derselbe. Das Design wählst du im Katalog, die Felder füllst du aus, und raus geht sie noch heute.

Ein internationales Firmenevent hat selten Gäste, die dieselbe Sprache sprechen, dieselbe Währung im Kopf haben und in derselben Zeitzone sitzen. Eine Digitale Einladung ist dafür eine eigene kleine Webseite: kein Anhang, kein Download, sondern ein Link, den jeder im Browser öffnet – am Handy, am Tablet, am Laptop. Niemand muss eine App installieren, niemand ein Konto anlegen. Und du entscheidest, was auf der Seite steht.

Die Uhrzeit steht einmal da, mit Zeitzone

Schreib die Uhrzeit mit Zeitzone direkt in das Datumsfeld: Ein „19:00 CET“ verhindert, dass der Gast aus Warschau eine Stunde früher im Foyer steht. Hast du mehrere Standorte zugeschaltet, hilft eine eigene Szene mit der jeweiligen Ortszeit – Lissabon 18:00, Helsinki 20:00 – mehr als drei Mails hin und her. Und weil der Editor mitzählt, wie viele Zeichen du tippst, wird die Hoteladresse nicht mittendrin abgeschnitten, wenn sie auf dem Handy angezeigt wird.

• Uhrzeit mit Zeitzone – und bei mehreren Standorten die Ortszeit jeder Adresse dazu.
• Die Sprache des Inhalts pro Delegation prüfen, bevor du auf Veröffentlichen drückst.
• Hoteladresse und Karte im selben Feld, nicht in einer extra Datei.
• Dresscode in Worten, nicht als Symbol, das jede Abteilung anders liest.

Sieben Sprachen, ein Link: Digitale Einladungen für internationale Firmenevents

Die Seite gibt es in sieben Sprachen – Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Deutsch. Auch der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen: derselbe Link, gelesen in der Sprache der jeweiligen Delegation. Für die Niederlassung in Mailand änderst du Beschriftungen und Begrüßungssatz auf Italienisch, für Frankfurt auf Deutsch – die Fotos bleiben, wo sie sind.

Zwei Fassungen desselben Events brauchst du nicht. Genau dort entstehen die Fehler: Die englische Version sagt 19:00, die französische sagt 20:00, und am Ende ruft jemand an. Ein Link heißt eine Wahrheit. Die Zusagen kommen außerdem in der Einladung selbst an, in einer sortierten Liste – du zählst keine WhatsApp-Verläufe durch, um zu wissen, wer kommt. Die Fragen im Formular stellst du selbst: Frag nach der Session, an der jemand teilnimmt, oder nach der Firma, statt es jeder Person zu überlassen. Gäste antworten vom Handy in jedem Browser, ohne App und ohne Konto.

Ein Link, der sich ändert, ohne dass du ihn neu verschickst – das ist der ganze Unterschied.

Was kostet eine Digitale Einladung für ein Firmenevent?

29,99 EUR pro Einladung, einmal gezahlt, ohne Abo. Der Preis hängt nicht an der Gästeliste: Ob 30 Leute kommen oder sieben Delegationen, es bleibt bei einer Einladung. Änderst du am Vortag Uhrzeit, Raum, Karte, Dresscode oder den Satz auf der ersten Seite, bleibt der Link derselbe – niemand druckt neu, niemand packt neue Umschläge. Eine Person im Team sollte den Link pflegen; dann reicht ein Anruf, und die Seite ist aktuell. Will das Komitee trotzdem Papier für das Protokoll: Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare für die, die es aufheben.

Wähle ein Design, probier es kostenlos aus und veröffentliche, wenn die Agenda steht. Der Link bleibt derselbe, auch wenn du die Uhrzeit am Abend davor noch änderst.