Digitale Einladung fürs Firmenevent im Hotel: Kosten

Donnerstag, 16:40 Uhr. Drei Angebote von drei Hotels liegen auf dem Tisch, jedes mit einer Endsumme. Was in dieser Summe steckt, steht nirgends. Und die Einladungen zum Firmenevent im Hotel sind noch nicht raus. Genau da lässt sich abkürzen: Eine Digitale Einladung wählst du im Katalog, trägst Anlass, Namen, Datum, Uhrzeit und Ort ein und verschickst den Link noch heute.

Über dein Budget entscheiden zwei Posten: der Raum und die Kommunikation drumherum. Den Raum verhandelst du mit dem Hotel. Die Kommunikation kannst du heute vom Tisch nehmen.

Der Saal ist nicht gratis: so setzt sich die Rechnung zusammen

Eine Saalmiete klingt nach einer klaren Zahl. Sie hängt aber fast immer an anderen Posten. Wer die Aufschlüsselung nicht schriftlich verlangt, vergleicht am Ende zwei Angebote, die nichts miteinander zu tun haben. Auf diese vier Punkte kommt es an.

• Der Saal hängt oft an einem Mindestumsatz beim Catering. Ein Empfang für 40 Personen wird als „Saal inklusive“ angekündigt, der eigentliche Preis steckt im Menü pro Person.
• Eine Tagespauschale bündelt Saal, Vormittagskaffee, Mittagessen und Beamer. Lass sie Position für Position auflisten, sonst siehst du nicht, was separat berechnet wird.
• Extras tauchen erst am Ende auf: ein Mikrofon mehr, Premium-WLAN, Garderobe, Aufbau außerhalb der Zeiten, eine Stunde länger. Alle Posten gehören vor der Unterschrift ins Angebot.
• Bei Getränken und Servicepersonal läuft die Uhr oft weiter – pro Person und pro Stunde. Frag nach dem Satz, sonst kannst du zwei Häuser nicht vergleichen.

Digitale Einladung fürs Firmenevent im Hotel: wohin das Geld fließt

Gedruckte Einladungen werden pro Stück und pro Versand berechnet. 150 Karten mit Umschlag, Briefmarke und Kurier sind eine eigene Budgetzeile, und jeder neue Name auf der Gästeliste macht sie länger.

Jede Änderung tut auf Papier mehr weh. Verschiebt das Hotel die Uhrzeit oder wechselt den Saal, wird neu gedruckt und neu verschickt. Bei einer Digitalen Einladung änderst du den Eintrag, und der Link bleibt derselbe. Einmal 29,99 EUR, ohne Abo und ohne Preis pro Gast.

Der Saal kostet, was das Hotel aufruft. Die Einladung ist die Zeile im Budget, die du heute selbst festlegst.

Was vor der Unterschrift schriftlich vorliegen muss

Drei Dinge gehören ins Angebot, bevor du unterschreibst. Erstens der Preis pro Person, getrennt nach Empfang, Vorspeise, Hauptgang, Dessert, Getränken und Service – eine Gesamtsumme lässt keinen Vergleich mit einem zweiten Haus zu. Zweitens die bestätigten Auf- und Abbauzeiten: jede zusätzliche Stunde im Saal wird berechnet, und der Tontechniker rechnet seinen Zeitrahmen separat ab. Drittens die Frage, wer die Zusagen einsammelt. Macht das niemand, telefonierst du in der Eventwoche hinterher und weißt nicht, wie viele Stühle du stellen lassen sollst.

Warum die Digitale Einladung in dieses Budget passt

Sie ist die Mappe in der Hand deiner Gäste: Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort und Karte auf einer eigenen Webseite. Wechselt das Hotel den Saal, aktualisierst du den Eintrag, und die Gäste sehen die neue Version, ohne dass etwas neu verschickt wird. Die Zusagen landen in derselben Einladung in einer sortierten Liste, und die Fragen im Formular stellst du so, wie das Hotel sie braucht. Geteilt wird per Link, QR-Code oder Nachricht; geantwortet wird vom Handy, ohne App.

Im Editor trägst du Anlass, Namen, Datum, Spruch und Ort in getrennte Felder ein, mit Zeichenzähler und sofortiger Vorschau – ein langer Firmenname sprengt das Design nicht. Bis zu 6 eigene Fotos lädst du hoch und markierst das Cover, Musik und verkettete Szenen gehören dazu. Ausprobieren kostet nichts: im Testmodus bearbeitest du das Cover, ohne zu zahlen, erst beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. Kläre heute den Saal – und schick den Link noch vor dem nächsten Termin raus.