Digitale Einladung fürs Firmenevent in Hamburg: die Kosten

Dienstagvormittag, Büro an der Ericusspitze in Hamburg. Das Firmenevent im Juni steht, 150 Gäste sind gesetzt, und jemand fragt in die Runde: Was kostet eine digitale Einladung fürs Firmenevent in Hamburg eigentlich? Die Antwort ist keine einzelne Zahl, sondern eine Rechnung mit drei Posten. Und eine digitale Einladung lässt sich heute noch im Katalog aufsetzen und verschicken – ohne Druckerei und ohne Adressliste.

Der Unterschied zwischen 30 Euro und einem vierstelligen Betrag liegt selten am Design. Er liegt in der Zeit danach: Zusagen nachtelefonieren, Stühle mit der Küche abstimmen, geänderte Zeiten einzeln herumrufen. Bei 150 Gästen sind das schnell mehrere Stunden, die niemand aufschreibt. Wer das einmal ehrlich zusammenzählt, entscheidet anders.

Drei Posten bestimmen den Preis einer digitalen Einladung

Bei einem Empfang in der HafenCity oder in einer Halle in der Speicherstadt reicht kein Standardtext. Fotos, Typografie und die Reihenfolge der Szenen brauchen Stunden, und die rechnet eine Agentur ab. Papier kommt obendrauf: Druck, Umschläge, Porto und eine Adressliste, die jemand von Hand füllt. Und jede Rückmeldung, die per Mail eintrudelt und in eine Tabelle kopiert wird, ist Arbeitszeit von jemandem aus dem Team. Sie steht nur auf keiner Rechnung.

• Gestaltung und Aufbau: Texte, Fotos und Typografie so einstellen, dass sie zum Ort und zum Anlass passen – der Posten, den eine Agentur berechnet.
• Versand: 150 Gäste bedeuten mit Papier Druck, Umschläge, Porto und eine Adressliste. Mit einem Link verschickst du dieselbe Einladung so oft du willst.
• Rückmeldungen: Zusagen, die in Mails und Chats verstreut liegen, kosten Zeit im Team – sichtbar wird das erst, wenn man mitzählt.
• Änderungen: Neue Uhrzeit zwei Wochen vorher heißt mit Papier nachdrucken oder 150 Einzelanrufe.

Was kostet eine digitale Einladung für 150 Gäste in Hamburg?

Die eigentliche Arbeit steckt nicht im Drucken. Sie steckt darin, Zusagen einzeln zu verfolgen und die Zahl der Stühle am Ende mit der Küche abzustimmen. Dazu kommt: 150 Gäste sitzen selten an einem Ort. Die Kolleginnen in Berlin brauchen dieselbe Information wie der Dienstleister in Hamburg, der die Location stellt – ein Link per Mail oder ein QR-Code am Empfang reicht dafür. Keine App, kein Login: der Link öffnet sich im Browser am Handy oder am Arbeitsrechner.

Ändert sich 48 Stunden vorher der Raum, heißt das mit Papier: nachdrucken oder alle anrufen. Mit einem Link öffnet der Gast die aktuelle Fassung. Anfahrt, Dresscode oder Ablauf stehen dort, wo sie vorher standen – nur eben korrigiert.

Bei 150 Gästen kostet nicht die Karte Geld, sondern die Rückfrage danach.

Digitale Einladungen für Firmenevents: 29,99 EUR, einmalig

Der Preis gilt pro Einladung, nicht pro Gast: eine eigene Webseite fürs Event mit bis zu sechs eigenen Fotos, Musik, einstellbaren Fragen zur Zusage und einem Link, den du nach dem Versand weiter bearbeiten kannst. Gedruckt oder verschickt wird nichts – genau da wird Papier teuer. Wenn jemand aus dem Orga-Team trotzdem ein Blatt für die Akte will, kombinierst du den Link für alle mit ein paar Ausdrucken für die Ablage. Design vorher gratis testen, veröffentlichen, wenn das Komitee zusagt.