Digitale Einladung fürs Firmenevent mit Gästeliste

Donnerstag, 16:40. Der Bereichsleiter sagt für Montag zu. Die Location hat den Saal getauscht, auf dem Whiteboard steht noch die alte Uhrzeit, und der Druckauftrag von letzter Woche passt hinten und vorne nicht mehr. Statt alles neu zu drucken, öffnest du im Katalog eine digitale Einladung fürs Firmenevent, trägst seinen Namen und den neuen Saalplan ein und schickst denselben Link weiter, den alle schon haben.

Der Link bleibt, der Inhalt wächst mit. Keine Korrekturmail, die niemand liest, kein Nachdruck, kein Zettel an der Garderobe. Du kümmerst dich um das Event, die Einladung hält sich selbst aktuell.

Die digitale Einladung, die kurzfristige Änderungen aushält

Bei einem Firmenevent verschiebt sich fast immer etwas. Ein Gast sagt am Freitag zu, der Dresscode wird am Vortag lockerer, das Abendessen startet später. Bei einer gedruckten Karte heißt das: neu setzen, neu drucken, neu verteilen. Bei einer Seite mit eigenem Link heißt es: Feld ändern, speichern, fertig.

• Ein Gast bestätigt am Donnerstag für Montag: Du ergänzt seinen Namen und den Anfahrtsplan, und derselbe Link zeigt die aktuelle Version.
• Der Empfang wandert von 20:30 Uhr auf 21:00 Uhr: Wer den Link öffnet, liest die neue Zeit und nicht die alte aus einer weitergeleiteten Mail.
• Der Link bleibt beim Bearbeiten gleich – der QR-Code am Eingang funktioniert weiter, auch wenn du am Nachmittag noch den Dresscode änderst.
• Du arbeitest im Browser und siehst jede Änderung sofort in der Vorschau, ohne die Seite neu zu laden.

Wie die Zusagen in einer einzigen Liste landen

Zusagen kommen nicht mehr als Sammlung aus Chatnachrichten, weitergeleiteten Mails und Zurufen im Gang an. Sie landen in der Einladung selbst, in einer Liste, die du der Reihe nach durchgehst.

Die Fragen stellst du selbst zusammen: Name, Teilnahme am Empfang, Begleitung. Ein Feld pro Angabe, damit niemand Absätze tippt. Der Gast öffnet den Link im Browser seines Handys und antwortet mit zwei Tipps – ohne App, ohne Konto.

Du druckst nichts nach und schickst nichts erneut: Der Link bleibt derselbe, nur der Inhalt wird aktuell.

Der Versand: ein Link, mehrere Wege

Derselbe Link passt für das interne Team und für externe Gäste. Du schickst ihn per Mail, setzt ihn in die Chatgruppe oder legst ihn als QR-Code auf den Bildschirm im Eingang. Das Design wählst du in der Kollektion über den Stil-Filter, damit die Startseite zur visuellen Linie des Events passt. Bis zu sechs eigene Fotos sind möglich: eines als Titelbild, die übrigen als Deko – und jedes lässt sich später austauschen, ohne den Rest anzufassen.

Was eine digitale Einladung fürs Firmenevent kostet

29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo. Kein Budget für Druckerei, Umschläge und Versand, keine Kartons, die später übrig bleiben. Der Inhalt lässt sich in sieben Sprachen einrichten – Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Deutsch. Praktisch, wenn Gäste aus mehreren Ländern kommen: Jeder liest in seiner Sprache. Bei mehrtägigen Programmen lohnen sich digitale Einladungen doppelt, weil jede Programmänderung im selben Link steht und niemand eine neue Fassung suchen muss.

Wenn sich deine Gästeliste bis zum letzten Tag bewegt, ist eine digitale Einladung von Send The Joy die ruhigere Variante: Du editierst und veröffentlichst, ohne etwas nachzuschicken, und die Zusagen stehen in einer Liste. Probier das Design kostenlos im Probemodus aus und schalte beim Kauf alle Szenen frei.