Digitale Einladung Firmenevent: 5 Fehler beim Catering

Dienstagmorgen, zehn Uhr. Das Restaurant will die endgültige Zahl der Menüs, und im Chat steht noch eine offene Zusage von Donnerstag. Irgendwo läuft eine Tabelle mit drei Versionen, zwei doppelten Namen und einer Adresse, die seit gestern nicht mehr stimmt. Die teuren Fehler bei der digitalen Einladung zum Firmenevent mit Catering passieren genau hier – nicht im Menü, sondern in der Kommunikation davor. Eine digitale Einladung lässt sich heute noch aus dem Katalog erstellen, anpassen und verschicken.

Wer die Reihenfolge kennt, plant ruhiger: erst die Zusagen, dann die Bestellung beim Caterer. Die folgenden Punkte sind die, die am häufigsten schiefgehen.

Catering wird nach Köpfen abgerechnet, nicht nach Gefühl

Der Caterer rechnet pro Menü, nicht pro Stimmung. Wenn die definitive Zahl am Dienstag fällig ist und das RSVP am Donnerstag noch offen läuft, zahlst du zwölf Menüs für neun Gäste und zwei Kaffees, die niemand trinkt. Der klassische Fehler ist ein „bitte bis 10. bestätigen“ in einer WhatsApp-Nachricht, die zwei Tage später keiner mehr aufmacht. Eine geordnete Zusageliste in der Einladung selbst ersetzt die Tabelle mit drei Versionen.

• Lege die RSVP-Frist fest, bevor du die Menüzahl beim Caterer bestätigst.
• Schreib den exakten Namen des Events und des Gastgebers hinein und prüf ihn in der Vorschau.
• Uhrzeit, Ort mit Karte und Dresscode gehören in dieselbe Einladung, nicht in drei Nachrichten.
• Teste das Design kostenlos, bevor du zahlst, und schau dir die erste Szene auf dem Handy an.

Digitale Einladung fürs Firmenevent: warum sie vor dem Koch da ist

Das Bestätigungsformular liegt in der Einladung selbst. Der Gast antwortet vom Handy, ohne eine App zu installieren, und die Antwort landet in einer sortierten Liste. Die Fragen fürs RSVP stellst du einzeln zusammen – du entscheidest also, was du vor dem Verschicken wirklich wissen willst.

Ändert sich Frist, Uhrzeit oder Ort, bearbeitest du die Einladung, und der Link bleibt derselbe. Niemand muss neu angeschrieben werden, niemand muss nachtelefonieren. Genau das ist der Unterschied zu einem PDF, das auf dem einen Handy die alte Adresse zeigt und auf dem anderen die neue.

Erst die Zusagen, dann die Menüs – nicht umgekehrt.

Was eine digitale Einladung fürs Firmenevent kostet

Der Preis ist ein Pauschalbetrag: 29,99 EUR pro Einladung, einmalig gezahlt, ohne Abo. Vorher testest du das Design kostenlos und bearbeitest die Titelseite, ohne zu zahlen. Erst beim Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. Für ein Firmenevent mit Catering ist das der Posten, der nicht mit der Gästezahl wächst.

Was die digitale Einladung nicht kann

Sie druckt nichts und verschickt kein Papier. Wenn jemand eine Karte zum Aufbewahren will, ist die vernünftige Lösung: Link für alle, ein paar wenige Ausdrucke extra. Allergien und Menüwünsche sammelt das RSVP nicht ein – das gehört in den Kanal, den euer Unternehmen dafür nutzt. Und Gäste brauchen ein Handy, ein Tablet oder einen Laptop mit Verbindung; sag das in der ersten Zeile, wenn jemand ohne Smartphone dabei ist.

Bevor du den Koch anrufst, schließ die Liste mit einer digitalen Einladung, die Zusagen in Ordnung bringt und dir einen Ortswechsel ohne neues Verschicken erlaubt. Probier das Design kostenlos aus und veröffentliche die Einladung für 29,99 EUR, einmalige Zahlung.