Digitale Einladung: Budget fürs Firmenevent nach Gästen

Donnerstag, 16 Uhr. Auf dem Bildschirm liegt die Gästeliste für das Firmenevent: 84 Namen, dazu zwölf Begleitpersonen und drei Leute von der Presse. Zwei Kolleginnen fragen, ob sie noch jemanden mitbringen dürfen. Bis Freitag ändert sich die Zahl sowieso. Genau hier entscheidet sich, wie teuer die Einladung wird – nicht am Design, sondern an der Liste. Eine Digitale Einladung aus der Kollektion von Send The Joy legst du heute an, testest sie kostenlos und verschickst sie als Link: 29,99 EUR, einmal bezahlt, egal ob am Ende 40 oder 150 Gäste eingeladen sind.

Deshalb lohnt es sich, das Budget für die Digitale Einladung zum Firmenevent nach der Gästezahl zu planen, bevor die Liste steht. Trenne die Posten, die mit jedem Gast wachsen, von denen, die gleich bleiben. Dann siehst du schnell, wo Papier teuer wird und wo nicht. Digitale Einladungen gibt es in verschiedenen Stilen: Du filterst die Kollektion nach Stil und probierst im Testmodus, bevor du zahlst.

Digitale Einladung: Das Budget hängt an der Gästezahl

Die Liste hat meistens drei Blöcke: Mitarbeitende, externe Gäste und das Team, das am Abend arbeitet. Papier wächst mit jedem dieser Blöcke. Die Einladung selbst nicht. Gehst du von 30 auf 90 Personen, kostet eine Digitale Einladung nicht neunzigmal mehr – du kaufst sie einmal.

• Zähl zuerst: Mitarbeitende, externe Gäste, Presse, Begleitpersonen. Notier die Zahl, die heute gilt, und die, die im schlimmsten Fall dazukommt.
• Überleg, wer die Karte wirklich aufbewahrt. Meistens sind das die Geschäftsführung, die Redner und zwei, drei Leute, die so etwas sammeln.
• Alle anderen bekommen den Link oder einen QR-Code – den kannst du zusätzlich auf ein Schild am Eingang drucken.
• Halte die Posten getrennt, die nichts mit der Gästezahl zu tun haben: Location, Essen, Technik. Die Einladung gehört nicht in die Zeile, die pro Gast wächst.

Was kostet eine Digitale Einladung fürs Firmenevent?

29,99 EUR. Einmal bezahlt, kein Abo, keine Abrechnung pro Gast und keine pro Antwort. Dafür bekommst du eine eigene Webseite für euer Event, die du mit einem Link, einem QR-Code oder einer kurzen Nachricht teilst. Wer eingeladen ist, öffnet sie im Browser und antwortet vom Handy, ohne etwas zu installieren. Wächst die Liste von 50 auf 150 Personen, bleibt der Preis gleich. Nur der Anteil pro Gast, den du dir ausrechnest, wird kleiner.

Im Joy Studio bearbeitest du die Texte Feld für Feld: Rubrik, Namen, Datum, Spruch und Ort. Ein Zeichenzähler zeigt dir, ob der Satz passt, und die Vorschau aktualisiert sich sofort. Bis zu sechs eigene Fotos lassen sich einsetzen; welches das Titelbild ist, bestimmst du, und austauschen kannst du jedes Foto später noch. Musik und die Fragen für die Rückmeldung stellst du ebenfalls ein. Die Zu- und Absagen kommen in einer Liste direkt in der Einladung an, schon sortiert.

Papier wächst mit der Gästeliste. Der Link nicht.

Fehler, die das Budget nach oben treiben

Drei Fehler kosten am meisten: gedruckte Karten für alle 200 Gäste bestellen, obwohl zehn davon aufgehoben werden; ein Werkzeug wählen, das pro Gast oder pro Antwort abrechnet; und die Zu- und Absagen in ein externes Formular auslagern, das du danach von Hand abgleichst. Bei einer Digitalen Einladung bleibt der Link derselbe, auch wenn du Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode änderst – die Gäste sehen die aktuelle Version, niemand muss etwas neu verschicken. Leg deine Einladung heute an, teste sie kostenlos und veröffentliche den Link, sobald die Liste steht.