Digitale Einladung fürs Firmenevent im Botanischen Garten

Es ist 13:30 Uhr, die halbe Belegschaft steht am falschen Eingang, und auf dem Einladungszettel stand nur „am Teich“. Im Botanischen Garten gibt es drei Teiche. Genau dafür gibt es die Digitale Einladung: eine eigene Seite für euer Firmenevent im Botanischen Garten, die ihr heute aus dem Katalog auswählt, im Browser anpasst und als Link verschickt. Keine App für die Gäste, kein Papier, kein Nachdruck.

Ein Firmenevent im Botanischen Garten ist kein Saal mit Wänden. Wege, Licht und Wetter geben den Takt vor, und eine Durchsage über Lautsprecher gibt es hier nicht. Wer vorher drei Dinge festlegt — Treffpunkt, Schlechtwetterplan, Artenplan —, diskutiert am Veranstaltungstag nicht mehr über Kleinigkeiten. Der Rest ergibt sich vor Ort.

Firmenevent im Botanischen Garten: Das Licht legt die Uhrzeit fest

Dieselbe Wiese sieht um 13 Uhr anders aus als um 19 Uhr. Mittags steht die Sonne steil, die Schatten sind hart, die Teamfotos wirken flach. Abends fällt das Licht schräg zwischen die Beete, und dieselbe Gruppe sieht aus, als hätte jemand nachgeholfen. Wählt die Uhrzeit also nach dem Licht und lasst das Catering danach richten, nicht umgekehrt. Wenn die Rede um 19:30 Uhr beginnt, sollte niemand erst um 19:25 Uhr am Haupteingang stehen.

• Ein Treffpunkt, exakt benannt: „Haupteingang“, nicht „hinter dem Gewächshaus“. Derselbe Satz in der Einladung und auf jedem Aufsteller.
• Die Uhrzeit nach dem Licht wählen: 19 Uhr schlägt 13 Uhr, wenn die Teamfotos brauchbar sein sollen.
• Zwanzig Minuten Puffer vor der ersten Rede. Im Garten geht man langsam, bleibt an Schildern stehen und trifft in Grüppchen ein.
• Ein Satz zum Schuhwerk: Kieswege, Wurzeln, und unter den Bäumen wird es am Abend kühl.

Schlechtwetterplan und Artenplan gehören in dieselbe Einladung

Ein Garten hat kein Dach. Klärt deshalb in der ersten Besprechung zwei Orte: die Fläche unter freiem Himmel und einen Raum drinnen, höchstens fünf Minuten zu Fuß entfernt. „Das sehen wir dann“ ist kein Plan, sondern der Moment, in dem vierzig Leute im Gruppenchat nachfragen. Legt auch fest, wer Bescheid gibt und über welchen Weg. Eine Nachricht mit dem aktualisierten Link ist leichter als vierzig Anrufe um acht Uhr morgens. Zerbrechliches — Aufsteller, Schilder, Tischschmuck — kommt in Kisten, die eine Person in fünf Minuten tragen kann.

Für den Artenplan gilt nicht Vollständigkeit, sondern Lesbarkeit: fünf oder sechs Arten, nicht dreißig. Ein Plan mit zu vielen Punkten wird nicht gelesen, sondern eingesteckt. Schreibt den gebräuchlichen Namen und den botanischen dazu, etwa „Olivenbaum (Olea europaea)“. Das hilft dem, der etwas lernen will, und dem, der nur den Weg sucht. Nummeriert die Stationen und hängt an jede einen Satz: „Hier entsteht das Teamfoto vor dem Umtrunk.“

Wenn der Regen kommt, hilft kein Plan, sondern der Link, den alle schon auf dem Handy haben.

Die Digitale Einladung hält den Wechsel in letzter Minute aus

Von innen ist die Digitale Einladung eine kleine Seite, keine Karte: Titelseite, Ort mit Karte, Schlechtwetterplan, Artenplan, dann die Zu- und Absage. Bis zu sechs eigene Fotos passen hinein — die Glasfassade, das Gewächshaus, das Team vom Vorjahr. Sie rücken von selbst in den Rahmen und lassen sich später austauschen. Der Link bleibt derselbe, auch wenn ihr Ort, Uhrzeit oder Ablauf nach dem Verschicken korrigiert. Die Antworten sammeln sich in einer sortierten Liste innerhalb der Einladung, nicht in einem Chat mit vierzig Leuten. Sitzt der Vorstand international, stellt ihr die Inhalte pro Sprache ein. Die Titelseite probiert ihr vor dem Kauf kostenlos aus, bezahlt wird einmalig 29,99 EUR, ohne Abo. Wählt ein Design aus der Kollektion, setzt Texte und Fotos ein und veröffentlicht mit einem Klick — heute.