Digitale Einladung: Firmenevent, Allergien, Catering

Der Caterer meldet sich am Montag: Endzahl, Sonderwünsche, Menüauswahl. In deiner Liste stehen 300 Namen, 80 davon ohne Antwort, weil der Link im WhatsApp-Verlauf untergegangen ist. Eine digitale Einladung löst nicht jedes Problem eines Firmenevents mit Allergien und Catering, aber sie räumt den Teil auf, der wirklich schiefgeht: Du erstellst sie heute im Katalog, verschickst einen Link und siehst die Zusagen in einer Liste statt in 40 Chats.

Allergien gehören nicht in ein Bestätigungsformular. Wer kommt, schon. Diese Trennung ist der Punkt, an dem viele Firmenevents in den letzten zwei Wochen vor dem Termin teuer werden.

Das Menü geht in Druck, bevor der RSVP zu ist

Die Küche braucht eine Zahl und ein Datum. Du hast beides nicht, weil ein Teil der Zusagen noch in privaten Nachrichten hängt. Danach druckt jemand 300 Menükarten mit A und B, und am Morgen der Veranstaltung tauchen 23 Unverträglichkeiten auf.

• Der Caterer fragt nach Endzahl und Sonderwünschen, während bei dir noch 80 Zusagen offen sind.
• 23 Allergien am Veranstaltungstag heißen 23 neu gedruckte Karten — nicht 23 nachgetragene Häkchen.
• Änderst du Uhrzeit oder Ort, bleibt der Link derselben digitalen Einladung gleich, und alle sehen die aktuelle Version.
• Kein Nachdruck, kein zweiter Umschlag, keine Rückfrage, welche Version jetzt eigentlich gilt.

Digitale Einladung für Firmenevent, Allergien und Catering: Was das Formular nicht fragen soll

Es ist verlockend, im Bestätigungsformular ein Feld „Allergien“ aufzumachen. Lass es. Medizinische Angaben brauchen einen eigenen Kanal und eine klare Zustimmung. Das RSVP ist dafür da, zuzusagen oder abzusagen.

Aus einer offenen Frage werden in 300 Antworten 300 verschiedene Texte, die niemand sortiert: „kein Gluten“, „keine Nüsse außer Mandeln“, „nur keinen rohen Fisch“. Besser schickt das Catering sein eigenes Blatt — pro Gast, pro Tisch, mit Ersatzgericht.

Die Einladung sammelt Zusagen. Die Allergien sammelt der Caterer. Beides bleibt getrennt, damit in der Küche niemand improvisiert.

Drei Fehler in der Absprache mit dem Catering

Eine Person im Team sammelt die Sonderwünsche, mit Kopie an Küche und Personalbüro. Es darf nicht dieselbe Person sein, die am Eingang 300 Leute begrüßt. Setz zwei Fristen: Zusagen bis Tag X, Rückmeldungen zu Unverträglichkeiten 48 Stunden später. Und klär vorher das Format — Liste pro Tisch, Code pro Gericht, Etikett auf der Karte. Ohne diese Absprache improvisiert die Küche.

Wie du digitale Einladungen fürs Firmenevent aufsetzt

Wähle in der Kollektion ein Design und probiere es kostenlos aus. Im Joy Studio füllst du die Felder aus — Anlass, Namen, Datum, Ort —, lädst bis zu sechs Fotos hoch, setzt Musik dazu und stellst die Fragen für die Zusage selbst zusammen. Veröffentlicht wird mit einem Klick, und die Gäste öffnen alles im Browser, ohne App. Danach kannst du Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode ändern: Der Link bleibt gleich, die Gäste sehen die neue Version. Die Allergien laufen weiter über das Blatt vom Catering, nicht über das Formular der Einladung.

Warte nicht, bis die Küche druckt. Erstelle deine Einladung im Katalog, verschick den Link und behalte die Zusagen an einem Ort — einmalig 29,99 EUR, kein Abo.