Digitale Einladung: Allergien beim Firmenevent abfragen

Der Kellner kommt mit dem Tablett, du hast ein Glas in der Hand, und jemand fragt: „Ist da Erdnuss drin?“ Niemand weiß es. Der Spieß sieht aus wie der daneben, und in der Küche läuft längst die Vorbereitung. Beim Cocktail funktioniert das Auge nicht: Es gibt kein Buffet, an dem man das Hummus erkennt und den Nudelsalat stehen lässt. Wer eine Allergie hat, muss sie vorher gemeldet haben – und du brauchst die Antwort, bevor das Catering bestellt. Eine Digitale Einladung fürs Firmenevent lässt sich heute noch aus dem Katalog aufsetzen und verschicken, mit dem Allergie-Hinweis im Text.

Die gute Nachricht: Du brauchst dafür keinen Fragebogen mit zwölf Feldern. Du brauchst einen Satz in der Einladung, eine Frist und eine Person im Team, die die Antworten weitergibt.

Allergien beim Firmenevent fragst du vor dem Cocktail ab, nicht danach

Am gesetzten Menü löst die Küche das Problem über ein markiertes Gericht und einen Namen am Platz. Im Stehen gibt es keinen Namen und keinen Platz: Ein Satay mit Erdnuss sieht aus wie ein Hähnchenspieß, und der Gast merkt es erst beim Kauen. Ohne eine Liste vorher bleibt nur Raten – und Raten ist bei einer Nussallergie die falsche Methode.

• Drei Antworten reichen: Was darf nicht auf den Teller, ist es eine Unverträglichkeit oder eine ernste Allergie, und isst die Person mit oder stößt sie nur an.
• Setz eine sichtbare Frist: „Bestätige und melde dich bis Dienstag, den 10.“ Das Catering braucht die Zahlen, bevor es bestellt – nicht am Eventmorgen.
• Nenn genau einen Weg für die Rückmeldung, mit Name und Mailadresse. Wenn jeder Gast jemand anderen aus deinem Team anschreibt, geht die Information zwischen Mails verloren.
• Ein WhatsApp am Vorabend ist keine Meldung, sondern ein Gefallen. Er hängt daran, dass es jemand liest und rechtzeitig an die Küche weitergibt.

Fragen stellen, ohne einen klinischen Fragebogen aufzumachen

Du willst keine Diagnose, du willst eine Info für die Küche. Deshalb bleibt die Abfrage kurz: ein Satz im Einladungstext, eine Frist, ein Kontakt. Damit kann das Catering eine separate Platte oder ein markiertes Gericht einplanen.

Wichtig ist, dass Unverträglichkeit und Allergie getrennt ankommen. Beides wird nicht gleich serviert: Eine Laktoseintoleranz ist etwas anderes als eine Nussallergie, bei der die Küche die Arbeitsfläche putzt und das Messer wechselt. Frag nach, wenn die Antwort unklar ist. Ein kurzer Rückruf kostet weniger als ein Abend, der schiefgeht.

Wenn der Cocktail auf dem Tablett entschieden wird, muss die Information vorher da sein: der Satz, die Frist, der Link.

Die Digitale Einladung legt die Antworten in eine Liste, nicht in einzelne Chats

Eine Digitale Einladung ist eine eigene Webseite für dein Event. Du teilst sie per Link, QR-Code oder Nachricht, und der Gast bestätigt vom Handy aus – ohne eine App zu installieren. Die Zusagen landen in derselben Einladung, in einer sortierten Liste, und die Fragen im Bestätigungsformular stellst du selbst zusammen. Hinterherrennen per WhatsApp entfällt.

Offen gesagt: Das Bestätigungsformular ist nicht als Allergie-Feld gedacht. Deshalb steht die Zeile „Allergien und Unverträglichkeiten: schreib bis zum 10. an events@firma.de“ im Einladungstext, wo sie jeder liest. Tauscht das Catering den Erdnuss-Spieß gegen Hummus, änderst du den Satz, und der Link bleibt derselbe. Niemand muss etwas neu verschicken. Die Einladung kostet 29,99 EUR, einmalig. Setz den Satz auf, leg die Frist fest und teile den Link.