Digitale Einladung für 500 Gäste: Was sie wirklich kostet

Montag, 10:14 Uhr, drei Wochen vor dem Firmenevent. Die Geschäftsleitung schreibt: Das Abendessen beginnt 30 Minuten später. Du öffnest den Browser, änderst eine Uhrzeit, speicherst. Der Link bleibt derselbe, alle 500 Gäste sehen die neue Zeit – niemand druckt eine zweite Karte, niemand verschickt eine Mail mit „Änderung“ im Betreff. Genau dafür ist die digitale Einladung da: eine Seite für euer Event, die du heute noch im Katalog auswählst, anpasst und verschickst. Was eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit 500 Gästen kostet, ist schnell gesagt: 29,99 EUR.

Der Betrag ist nicht die Stelle, an der solche Projekte teuer werden. Teuer werden die Stunden danach: die Frage „Wann geht es los?“ im Chat, die vierte Fassung der Namensliste, die Kollegin, die kurz vor Schluss noch den Raum tauscht. Dort entscheidet sich, ob die Vorbereitung ruhig bleibt.

Was kostet eine digitale Einladung für 500 Gäste?

29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Der Preis hängt nicht an der Gästezahl: Du zahlst eine Einladung, keine Einheit pro Person. 500 Zusagen kosten also dasselbe wie 50. Dazu kommen keine Druckerei, keine Umschläge und kein Versand. Die Einladung ist eine Webseite mit eigenem Link, die jeder Gast im Browser öffnet – auf dem Handy, am Tablet oder am Rechner, ohne App und ohne Konto. Vor dem Kauf siehst du die Startseite im Testmodus und bearbeitest sie kostenlos.

• Ein Preis pro Einladung, nicht pro Gast: 500 Zusagen kosten so viel wie 50.
• Kein Druck, keine Umschläge, kein Kurier: Link, QR-Code oder Nachricht landen direkt auf dem Handy.
• Die Zusagen sammeln sich in einer Liste innerhalb der Einladung statt in fünf Chats.
• Startseite im Testmodus gratis anpassen, alle Szenen werden erst beim Kauf freigeschaltet.

Der versteckte Kostenfaktor: die Änderung 48 Stunden vorher

Es kommt fast immer. Eine Mail vom Kommunikationsteam: Die Begrüßung übernimmt jemand anderes. Ein Anruf: Der Raum ist zu klein. Mit Papier heißt das neu setzen, neu drucken, neu verteilen. Mit einer digitalen Einladung öffnest du den Editor, änderst Uhrzeit, Ort, Karte, Dresscode oder den Begrüßungssatz, speicherst – und derselbe Link zeigt allen die aktuelle Fassung. Reagieren heißt hier: einmal speichern, fertig. Es gibt keinen Rückkanal, in dem jemand eine alte Version offen hat.

Auch die Zusagen bleiben an einer Stelle. Die Antworten landen in einer Liste innerhalb der Einladung. Welche Fragen das Formular stellt, legst du vorher fest – also nur das, was du für dieses Event wirklich wissen musst. Du sammelst nichts aus fünf Chats zusammen und telefonierst niemandem hinterher. Die Zeit, die sonst für Rückfragen draufgeht, bleibt für das Programm.

Nicht der Druck kostet, sondern die dritte Änderung am Tag vor dem Event.

Digitale Einladungen oder Papierkarten: die ehrliche Rechnung bei 500 Gästen

Bei 500 Gästen ist Papier vor allem eines: schwer zu korrigieren. Jede Änderung heißt neu drucken, und die alten Karten sind schon unterwegs. Wenn das Protokoll trotzdem ein paar gedruckte Exemplare will, ist die Mischung sinnvoll: der Link für alle, eine kleine Auflage für die, die etwas aufbewahren. Alles andere übernimmt die Einladung selbst – Inhalte in 7 Sprachen, pro Sprache einstellbar, bis zu 6 eigene Fotos, Szenen, die nacheinander aufgehen, und ein Button zum Veröffentlichen. Probier das Design zuerst kostenlos aus, passe die Startseite an und entscheide dann in Ruhe.