Digitale Einladung für 400 Gäste: Kosten im Firmenevent

Donnerstag, kurz vor fünf, und auf dem Tisch im Besprechungsraum liegt ein Ausdruck mit 380 Namen. Zwei fehlen, einer steht doppelt, und niemand weiß, ob der Kollege aus der Buchhaltung mit Frau kommt. Genau dafür ist eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit 400 Gästen gedacht: eine Seite für den Abend, ein Link, ein QR-Code – und die Rückmeldungen landen in einer Liste statt in zwanzig Chats. Du kannst sie heute noch im Katalog aufsetzen und verschicken.

Beim Preis lohnt der zweite Blick. Bei 400 Gästen entscheidet weniger das Design als die Frage, wer bestätigt – und wie viel Zeit jemand damit verbringt, das herauszufinden.

Digitale Einladung für 400 Gäste: Ab 300 zählt die Liste, nicht das Design

Bei 80 Gästen ist der größte Posten Papier: 80 Karten, 80 Umschläge, Porto, Versand. Bei 400 verteilt sich das Design auf viele Köpfe, und der Aufwand wandert dorthin, wo ihn niemand eingeplant hat – in die Pflege der Gästeliste. Wer Angebote vergleicht, schaut deshalb zuerst auf die Einheit, in der abgerechnet wird, und erst danach auf die Farben.

• Frag nach der Einheit: pro Einladung, pro bestätigtem Gast oder pro Event? Die Antwort verschiebt die Summe stärker als jedes Design.
• Rechne die Weitergabe mit: 400 Gäste sind 400 Zugänge zu einem Link, keine 400 Dateien. Bei Send The Joy kostet eine Einladung 29,99 EUR, einmalig und ohne Abo.
• Akkreditierung am Eingang bleibt ein eigener Posten. Die digitale Einladung übernimmt Einladung und Rückmeldungen, nicht die Einlasskontrolle.
• Plane die Sprachen mit: Die Inhalte lassen sich pro Sprache einstellen, dann brauchst du nicht drei Versionen parallel.

Was kostet eine digitale Einladung für 400 Gäste – und was steckt drin

Trenne die Posten, bevor du zwei Angebote vergleichst: Vorlage oder Design, Veröffentlichung des Links, Sammlung der Rückmeldungen und die Zeit, in der jemand die Liste nachzieht. Ein brauchbares Angebot sagt außerdem, wie viele Links übergeben werden und ob du später noch etwas ändern kannst. Wer das nicht beantwortet, verkauft dir ein Bild, kein Werkzeug. Und wenn die Firma am Eingang physische Akkreditierung verlangt, gehört die in eine eigene Zeile: Die Einladung deckt Einladung und Rückmeldungen ab, die Einlasskontrolle nicht.

Und dann bricht die Liste. Nach zwei Wochen gibt es drei Fassungen derselben Tabelle: eine aus der Kommunikation, eine am Empfang, eine auf dem Handy von jemandem. Ein Gast schreibt seinen Nachnamen mit Umlaut, ein anderer ohne – derselbe Mensch steht zweimal drin, und die Zahl fürs Catering passt nicht mehr. Am Freitag um 19 Uhr kommt per WhatsApp: „Ich komme mit meinem Team, wir sind vier.“ Jede dieser Nachrichten kostet jemanden Zeit, die auf keiner Rechnung auftaucht. Genau diese Zeit ist der Posten, den du beim nächsten Event zuerst wegstreichst.

Eine digitale Einladung ist keine Datei, sondern ein Link, der sich ändern lässt. Die Gästeliste bleibt an einer Stelle.

Warum digitale Einladungen bei Firmenevents mit 400 Gästen tragen

Es ist eine eigene Webseite für dein Event, kein PDF. Du teilst sie per Link, QR-Code oder Nachricht, und niemand muss etwas installieren – der Gast öffnet sie im Browser und antwortet vom Handy. Die Rückmeldungen kommen in der Einladung an, in einer Liste, mit den Fragen, die du selbst einstellst. Wenn sich Uhrzeit, Raum oder Dresscode ändern, bearbeitest du den Text und der Link bleibt derselbe. Im Katalog probierst du eine Vorlage kostenlos aus, gestaltest die Startseite und kaufst erst danach.