Digitale Einladung: Kosten für 300 Gäste beim Firmenevent

Montag, 9:12 Uhr, im Projektchat: „Was kostet eigentlich die digitale Einladung für unser Firmenevent mit 300 Gästen?“ Eine gute Frage, denn bei 300 Namen reicht kein PDF im Anhang. Du kannst die digitale Einladung heute im Katalog auswählen, im Browser anpassen und mit einem Link verschicken – ohne Druckerei und ohne App für die Gäste. Genau dafür ist die Seite gebaut: eine Einladung, die nach dem Versand nicht in 300 verschiedenen Versionen weiterlebt.

Der Unterschied liegt nicht im Design, sondern im Ablauf. Ein PDF wird heruntergeladen und vergessen. Eine digitale Einladung ist eine eigene Webseite: Sie bleibt erreichbar, lässt sich ändern und sammelt die Rückmeldungen dort, wo du sie brauchst. Das klingt technisch, ist im Alltag aber vor allem eines: weniger Nachfragen.

Digitale Einladung für 300 Gäste: Warum ein PDF nicht reicht

Bei 300 Gästen summieren sich kleine Unklarheiten. Zieht der Empfang um? Ändert sich die Uhrzeit? Beim PDF müsstest du 300 Menschen einzeln nachziehen. Bei der Webseite änderst du den Text, und alle sehen beim nächsten Öffnen des gleichen Links die aktuelle Version. Die Frage „Kommst du?“ wandert außerdem in ein Formular, statt in 300 einzelne Chats. Für die Organisation ist das der Unterschied zwischen einer Liste und einem Berg ungelesener Nachrichten.

• Ein Link, ein QR-Code oder eine Nachricht führen alle zur selben Einladung – die Gäste öffnen sie im Browser, ohne App.
• Das RSVP landet als geordnete Liste in der Einladung; die Fragen für die Bestätigung legst du selbst fest.
• Bis zu 6 eigene Fotos, Musik und Texte in Feldern für Titel, Namen, Datum, Satz und Ort; die Fotos werden automatisch im Rahmen ausgerichtet.
• Nach dem Senden bleibt der Link gleich: Uhrzeit, Ort, Lageplan oder Dresscode ändern, ohne alles neu zu verschicken.

Was kostet eine digitale Einladung für 300 Gäste?

29,99 EUR pro Einladung, einmalig und ohne Abo. Ob 30 oder 300 Personen den Link öffnen, ändert den Preis nicht. Du zahlst nicht pro Gast und nicht pro Versand. Vor dem Kauf testest du kostenlos: Im Testmodus bearbeitest du das Titelbild, beim Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. So siehst du vorher, ob der Ton und die Fotos zu eurem Event passen.

Im Editor Joy Studio arbeitest du im Browser, ohne Installation. Du füllst Textfelder aus, siehst die Vorschau sofort und kannst jede der bis zu sechs Fotopositionen später austauschen. Die Seite gibt es in sieben Sprachen – Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch –, und auch der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen. Für ein Firmenevent mit gemischtem Publikum ist das oft der Punkt, an dem Papier anstrengend wird. Du musst keine zweite Karte drucken, nur weil jemand in Zürich oder Wien den Text lieber auf Deutsch liest.

Ein Link, der sich ändern lässt, spart bei 300 Gästen mehr Arbeit als jede hübsche Karte.

Papier oder digitale Einladungen: der sinnvolle Mix

Papier hat seinen Platz: Für die paar Menschen, die die Karte wirklich aufbewahren, druckst du selbst ein paar Exemplare. Für alle anderen reicht der Link. Wichtig ist die Grenze: Die Einladung ist zu 100 % digital, sie druckt und versendet kein Papier. Und sie übernimmt keine Menüwahl, keine Allergien, keine Tischordnung und keine Einlasskontrolle – das planst du separat. Dafür bringt sie bis zu 6 Fotos, Musik, einen editierbaren Text und ein RSVP, das ohne Nachfragen funktioniert. Wenn du digitale Einladungen für Firmenevents vergleichst, achte genau darauf: Nicht jede Seite kann nach dem Versand noch geändert werden. Wähle dein Design im Katalog, teste es gratis und teile den Link mit dem Team – dann ist die Einladung für 300 Gäste heute noch draußen.