Digitale Einladung: Kosten für ein Firmen-Event mit 100 Gästen

Donnerstag, 16:40. Das Offsite für 100 Leute steht in drei Wochen, und im Chat liegt ein PDF namens Einladung_final_v3. Die Hälfte hat es nicht geöffnet, zwei fragen nach der Adresse, eine nach dem Dresscode. Genau hier kommt eine digitale Einladung ins Spiel: eine eigene Seite mit einem Link, die du heute noch aus dem Katalog auswählst, im Browser befüllst und verschickst – ohne Druckerei, ohne Warten auf Freigaben.

Der Unterschied ist unspektakulär und trotzdem entscheidend: Der Link bleibt derselbe, auch wenn sich etwas ändert. Du korrigierst die Uhrzeit, und alle 100 sehen die neue Version. Kein zweiter Anhang, kein Bitte ignoriert die Mail von vorhin.

Was du bei einer digitalen Einladung bezahlst

Der Preis ist ein einziger Posten: 29,99 EUR pro Einladung, einmalig gezahlt, ohne Abo. Es gibt keine Staffel nach Teilnehmerzahl, 100 Gäste kosten also nicht mehr als 20. Du zahlst für eine Seite, die du selbst im Browser zusammenstellst: mit bis zu sechs eigenen Fotos, Musik und einem Formular für die Rückmeldungen. Alles, was danach passiert, kostet nichts zusätzlich.

• 29,99 EUR pro Einladung, einmalig – kein Abo, keine Gebühr pro Gast.
• Im Testmodus gestaltest du das Cover kostenlos und siehst, wie es wirkt; erst beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet.
• Der Link ersetzt den PDF-Anhang: verschickbar als QR-Code, im Messenger oder per Mail.
• Gäste brauchen keine App – sie öffnen den Link im Browser auf dem Handy und antworten dort.

Was kostet eine digitale Einladung für 100 Gäste?

Die Rechnung bleibt bei einer Zeile. Ein Link, hundertmal geteilt: am Empfang als QR-Code auf einem Zettel, im Team-Chat, in der Mail an die Außenstelle. Es gibt keine Position für Druck, Papier, Kuverts oder Versand – und damit auch keine 100 Karten, die neu gedruckt werden müssen, wenn der Raum von Etage 3 in Etage 5 wechselt.

Ändert das Orga-Team 48 Stunden vorher den Dresscode, editierst du den Text, und der Link bleibt gleich. Niemand bekommt eine zweite Nachricht mit der Korrektur. Die Bestätigungen landen in einer geordneten Liste direkt in der Einladung, nicht in fünf Chats und zwei Tabellen.

Ein Preis, ein Link, hundert Gäste – geändert wird am Text, nicht am Druck.

Die Kosten, die aus dem Firmenbudget rutschen

Drei Posten tauchen fast nie in der Budgettabelle auf. Der erste: 100 Karten neu drucken, weil die Hausnummer falsch war – beim Link editierst du stattdessen. Der zweite: eine halbe Marketing-Woche, in der jemand Bestätigungen einzeln hinterhertelefoniert; hier kommen die Rückmeldungen als Liste an. Der dritte: dieselbe Einladung in drei Sprachen für Lissabon, Mailand und München – der Inhalt lässt sich pro Sprache konfigurieren, in derselben Einladung.

Digitale Einladungen statt Papier: was du vorher prüfen solltest

Drei Punkte, die du in fünf Minuten klärst, bevor jemand die Bestellung freigibt. Erstens: Lassen sich Uhrzeit, Ort, Karte oder Coverzeile nach dem Versand noch ändern, ohne dass du etwas Neues verschicken musst? Zweitens: Kommen die Gäste ohne App und ohne Passwort rein – Link im Browser öffnen, bestätigen, fertig? Drittens: Darf das Team das Design kostenlos testen, bevor die Zahlung von 29,99 EUR rausgeht? Wenn einer dieser Punkte nicht geht, zahlst du am Ende zweimal: digital und in Papier.

Warum eine digitale Einladung das Event mit 100 Gästen löst

Ein Link ersetzt den Anhang, der in der Inbox verschwindet, und die dritte Version mit dem Aufkleber letzter Stand. Die Zusagen liegen in einer Liste, mit der Catering und Empfang mit derselben Zahl arbeiten. Die Szenen – Cover, Erinnerung an den Ort, langes Dinner, letzter Tanz – erzählen dieselbe Geschichte wie ein bedruckter Umschlag, nur ohne Papier und Versand. Wer ein paar Karten zum Aufbewahren braucht: die für die Handtasche drucken, den Link für alle anderen. Leg die Einladung heute im Testmodus an, schau dir das Design an und veröffentliche, sobald das Komitee ja sagt.