Digitale Einladung: 5 Fehler bei Firmen-Events mit Sponsoren

Donnerstagabend, zwei Tage vor dem Firmenevent, und der Hauptsponsor sagt gerade zu. Du setzt sein Logo in die Digitale Einladung, schickst den Link in die interne Gruppe und gehst schlafen. Am Freitagmorgen kommt die Rückfrage: Auf dem Handy ist von dem Logo nur ein grauer Fleck zu sehen. Solche Fehler kosten keine Technik, sondern Abende. Eine Digitale Einladung aus dem Katalog ist in einer Stunde aufgesetzt und noch heute verschickt – die fünf Punkte unten entscheiden, ob der Sponsor sie auch gut findet.

Keiner dieser Fehler passiert am Laptop. Sie passieren auf einem fremden Handy, in einer weitergeleiteten Nachricht, in einem Formular, dem zwei Felder fehlen. Deshalb die Reihenfolge: erst prüfen, dann verschicken.

Digitale Einladung mit Sponsoren: der Logo-Fehler auf dem Handy

Leg vor dem Veröffentlichen drei Größen fest: Hauptsponsor, Co-Sponsor und Unterstützer. Wenn der, der am meisten zahlt, genauso groß dasteht wie der Getränkelieferant, wird das Gespräch am nächsten Tag unangenehm. Und schau dir die Startseite bei 375 Pixel Breite an, nicht am Laptop: ein Logo mit feiner Schrift wird zur grauen Fläche, und der Sponsor sieht das vor dir.

• Drei Größen vor dem Veröffentlichen festlegen – Hauptsponsor, Co-Sponsor, Unterstützer – und im Editor genau so einsetzen.
• Die Startseite bei 375 Pixel Breite prüfen, nicht am Laptop: feine Schriften verschwinden, das Logo wird zum grauen Fleck.
• Logos als PNG mit transparentem Hintergrund anfordern. Ein weißes Rechteck auf dunkler Bühne sieht aus wie schnell aufgeklebt.
• Jedes Logo auf dem eigenen Handy antippen und zoomen. Wenn du den Namen nicht lesen kannst, kann der Sponsor es auch nicht.

Die RSVP-Frist, die nur in der Versand-Mail steht

Schreib die Frist in den Text der Einladung, nicht nur in die Mail beim Versand. Wer den Link weiterleitet, nimmt den Text mit – die Frist reist also mit. Teste den Link zusätzlich auf einem anderen Handy, ohne offene Sitzung und außerhalb des Büro-WLANs: genau dort fallen Dinge auf, die im eigenen Browser unsichtbar bleiben.

Und prüf das Formular selbst. Wenn die Bestätigung nicht nach der Firma oder dem Sponsor fragt, weißt du hinterher nicht, welche Marke welche Gäste bewegt hat. Zwei Felder reichen: Name und Unternehmen. „Ana Ruiz“ allein hilft dir nicht, wenn du dem Sponsor eine Liste zeigen willst. Drei oder vier Fragen insgesamt sind genug; ein langer Fragebogen senkt die Zusagen und liest sich beim Sponsor wie ein halbes Event.

Die Frist steht in der Einladung, nicht in der Mail daneben – sonst reist sie ohne dich weiter.

Warum eine Digitale Einladung späte Änderungen aushält

Sagt ein Sponsor zwei Tage vorher zu, kannst du das im Joy Studio ergänzen – der Link bleibt derselbe, niemand bekommt eine zweite Version mit anderem Logo. Das gilt auch für Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode: Wer den Link öffnet, sieht die aktuelle Fassung. Die Zusagen landen in einer Liste in der Einladung selbst, du sammelst sie nicht einzeln aus Chats zusammen.

Checkliste für Digitale Einladungen mit Sponsoren

Kurz vor dem Versand noch einmal diese fünf Punkte durchgehen.

• Logos als PNG mit transparentem Hintergrund, in drei festgelegten Größen: Hauptsponsor, Co-Sponsor, Unterstützer.
• Den Link auf einem anderen Handy testen, ohne Login und außerhalb des Büro-Netzes.
• Die RSVP-Frist im Text der Einladung, nicht nur in der Versand-Mail.
• Mindestens eine Formularfrage, die Firma oder Sponsor jedes Gastes erfasst.
• Eine WhatsApp-Nachricht vorbereiten, die der Sponsor unverändert weiterleiten kann – mit Eventname und Datum.

Geh die Liste einmal mit dem Sponsor am Telefon durch, bevor die Einladung rausgeht. Mit einer Digitalen Einladung von Send The Joy kannst du Logos, Texte und Fristen auch nach dem Versand korrigieren, ohne dass jemand einen neuen Link bekommt. Was noch fehlt, ist das Design.