Digitale Einladung: Einladungsschreiben fürs Kongressvisum

Montagmorgen, der Termin im Konsulat ist am Donnerstag. Auf dem Tisch liegt der Pass, daneben ein Mailverlauf, in dem fünf Leute über die Kongressdaten diskutieren. Was fehlt, ist ein Einladungsschreiben fürs Kongressvisum, das die Sachbearbeiterin in zwei Minuten versteht. Dafür brauchst du zwei Dinge: das unterschriebene Schreiben als PDF und eine Digitale Einladung, die du heute aus dem Katalog auswählst, im Browser anpasst und per Link verschickst.

Der Unterschied liegt nicht im Design, sondern in den Angaben. Im Schreiben stehen Person und Kongress fest. Im Link steht alles, was sich noch ändern kann: Raum, Uhrzeit, Anfahrt, Kleiderordnung.

Digitale Einladung fürs Kongressvisum: der Link, der nicht verloren geht

Eine Visumseinladung liest sich wie ein Formular: vollständiger Name, Passnummer, Funktion, genaue Daten. Steht im Pass 'Müller' und im Schreiben 'Mueller', kann das Konsulat eine Korrektur verlangen. Bei Referenten kommen Vortragstitel, Sessionnummer und der Name des Organisationsteams dazu – eine allgemeine Mail mit 'wir freuen uns auf euch' ist kein Nachweis für einen Kongress. Die Digitale Einladung ersetzt das unterschriebene Schreiben nicht, wenn das Konsulat eines verlangt. Sie hält aber den Link zum Event aktuell: Ändert sich der Tagungsort, öffnet der Gast die neue Adresse, ohne dass jemand nachschickt.

• Name und Passnummer genau wie im Pass, ohne erfundene Akzente.
• Ein- und Ausreisedaten, die zu Flug und Hotel passen.
• Offizieller Name des Kongresses, vollständige Adresse, Stadt und Land.
• Wer unterschreibt: Person mit Funktion, direkte E-Mail und Telefonnummer.

Vorlage Einladungsschreiben: die sieben Daten, die nicht verhandelbar sind

Auf den Briefkopf gehören Name, Anschrift, Telefon und E-Mail des Veranstalters. Findet der Kongress in Genf statt, steht die vollständige Adresse inklusive Land im Schreiben, nicht nur der Hotelname. Beim Gast zählt der Name wie im Pass, dazu Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Passnummer. Beim Kongress: offizieller Titel, Beginn und Ende, Stadt und Adresse des Veranstaltungsorts. Reist jemand früher an, stehen Ankunft und Abreise im selben Schreiben.

Unterschreiben sollte eine Person mit Funktion im Organisationsteam. Ein Webformular ohne zuständigen Namen hilft der Prüfung nicht. Und ein PDF, das unscharf gescannt ist oder keine Unterschrift trägt, schickt dich zurück an den Anfang.

Das Konsulat liest zwei Minuten. Wer in diesen zwei Minuten alles findet, muss nichts nachreichen.

Der Fehler, der den Referenten am Flughafen stehen lässt

Zwei Dinge verzögern das Verfahren. Erstens: Daten, die nicht zusammenpassen. Im Schreiben steht 10. bis 14. Mai, der Flug landet am 9., das Hotel beginnt am 8. – das Konsulat sieht den Widerspruch und fragt nach. Zweitens: kein direkter Kontakt. Ohne Telefon und E-Mail des Veranstalters lässt sich die Einladung nicht prüfen. Ein Kontaktformular ohne Person ist kein Ersatz.

Digitale Einladung zum Kongress: Änderungen kommen beim Gast an

Das offizielle Schreiben bleibt als unterschriebene PDF beim Konsulat. Die Digitale Einladung läuft parallel: Der Gast öffnet den Link oder scannt den QR-Code und braucht dafür keine App. Verschiebt sich eine Session oder wechselt der Raum, änderst du die Einladung – der Link bleibt derselbe, niemand druckt Umschläge neu. Die Rückmeldungen landen in einer Liste in der Einladung, und die Fragen im RSVP-Formular stellst du selbst zusammen. So siehst du, wer kommt, ohne Antworten per WhatsApp einzusammeln.

Wenn du einen Kongress organisiert: Schreib das Einladungsschreiben fürs Konsulat, und gib den Teilnehmenden eine Digitale Einladung dazu, die sich mitändern lässt. Im Katalog von Send The Joy testest du das Design gratis, und veröffentlicht wird die Einladung für 29,99 EUR – einmal bezahlt, ohne Abo.