Digitale Einladung: Budget für Firmenkongress mit 500 Gästen

Donnerstag, eine Woche vor dem Firmenkongress. Auf dem Schreibtisch liegt die Liste mit 500 Namen, daneben ein Stapel Karten für die Anmeldung und ein Karton Umschläge, der einfach nicht leer wird. Genau hier beginnt das Budget für einen Firmenkongress mit 500 Gästen – und genau hier wird es unübersichtlich. Eine Digitale Einladung lässt sich heute aus dem Katalog zusammenstellen und noch am selben Tag verschicken: 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo.

Papier ist dabei nicht der teure Teil. Teuer sind die Zeilen, die niemand aufschreibt: der Nachdruck, die zweite Versandrunde, die Stunden, in denen jemand Zusagen nachtelefoniert. Wer 500 Menschen einlädt, plant keine Karte, sondern eine Kette von Arbeitsschritten.

Die Posten, die im Kongressbudget für 500 Gäste untergehen

Bei 500 Adressen rechnet kaum jemand mit genau 500 Karten. Es werden ein paar mehr gedruckt, bezahlt und am Ende weggeworfen. Dazu kommt der Versand an Firmenadressen, wo die Post bei der Rezeption liegen bleibt, und die Nachfragen, die per Telefon, Mail und Chat eintrudeln.

• 500 Karten plus Umschläge – dazu ein Reserve-Stapel, der gedruckt und bezahlt wird und meistens liegen bleibt.
• Einzelversand an 500 Firmenadressen: Ein Teil landet an der Rezeption, in einer Schublade oder bei der falschen Person.
• Stunden im Sekretariat: nachtelefonieren, nachmailen, daneben eine Tabelle und ein Chatverlauf pro Abteilung.
• Jeder Nachdruck, sobald sich Uhrzeit, Raum oder Dresscode ändern.

Was kostet eine Digitale Einladung für einen Firmenkongress mit 500 Gästen?

Eine Digitale Einladung von Send The Joy ist eine eigene Webseite für das Event, kein PDF und kein Foto einer Karte. Sie kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Derselbe Link geht an alle 500 Gäste – als Link, als QR-Code oder als Nachricht.

Niemand installiert eine App. Der Link öffnet sich im Browser, am Handy, am Tablet oder am Rechner, und die Zusage geht von dort aus raus. Die Inhalte lassen sich pro Sprache einstellen, die Website gibt es in sieben Sprachen – das merkt man, wenn Referenten aus dem Ausland dabei sind. Die Zusagen sammeln sich in einer Liste in der Einladung selbst, nicht in einem Postfach.

Digitale Einladungen für Firmenkongresse: Was sie nicht leisten

Sie druckt kein Papier und verschickt keine Umschläge. Wenn die Geschäftsleitung etwas in der Hand halten möchte, ist die sinnvolle Lösung eine Kombination: der Link für alle 500 und ein paar gedruckte Exemplare für die, die etwas aufbewahren. Auch klar: Deine Gäste brauchen ein Handy, ein Tablet oder einen Rechner mit Internet – am Akkreditierungstisch ist ein Gerät mit Netz also kein Luxus. Allergien, Menüs und Transfers sammelt das RSVP-Formular nicht ein; das gehört in ein separates Formular.

Papier wiederholt jeden Fehler. Ein Link wird korrigiert, nicht neu gedruckt.

Was passiert, wenn sich der Kongress verschiebt

Eine Stunde nach hinten, ein anderer Raum, ein Dresscode, der sich ändert: Auf Papier bedeutet das Nachdruck und eine zweite Versandrunde. In der Digitalen Einladung änderst du den Text, und alle sehen die aktuelle Fassung unter demselben Link. Nach dem Veröffentlichen lässt sich die Einladung weiter bearbeiten, ohne dass jemand eine neue Nachricht bekommt.

Wenn du das Budget mit einer Zeile abschließen willst, die stehen bleibt: Design aussuchen, im Testmodus die Startseite der Digitalen Einladung bearbeiten – kostenlos – und erst dann entscheiden. Danach veröffentlichst du, und die 500 Gäste bestätigen vom Handy aus.