Firmenevent mit Simultanübersetzung: 5 typische Fehler

Am Anmeldetisch einer Firmenveranstaltung liegen die Kopfhörer in einer Filzschale, daneben ein Stapel leerer Namensschilder und ein aufgestelltes Handy. Die vordere Hälfte der Halle hat schon Kopfhörer auf, der Rest redet laut durcheinander. Dann fragt jemand von der Tür: „Läuft der Vortrag jetzt auf Englisch oder auf Deutsch?“

Die Frage kommt zu spät. Darüber entscheidet man viel früher – in den zwei Sekunden, in denen ein Gast den Link zur Einladung öffnet und wissen will, ob er dem Abend überhaupt folgen kann.

Simultanübersetzung beginnt in der Einladung, nicht an der Tür

Der teuerste Fehler ist der unscheinbarste: „Es gibt Simultanübersetzung“ steht irgendwo im dritten Absatz einer langen Nachricht. Wer die Sprache des Events nicht liest, entscheidet beim ersten Blick, ob er kommt – nicht drei Tage später, wenn er den Text noch mal aufmacht. Und die Sprache entscheidet auch, wen du einlädst: Ein Partner oder Dienstleister, der die Saalsprache nicht spricht, braucht diese Information, bevor er den Flug bucht.

• Sprache direkt am Programmpunkt nennen: „Vortrag auf Englisch, Simultanübersetzung ins Deutsche“ – nicht nur „Simultanübersetzung vorhanden“.
• Die Sprachfrage gehört in den ersten Blick der Einladung, vor Ort, Ablauf und Dresscode.
• Wer die Sprache der Veranstaltung nicht spricht, muss das vor Zusage und Reisebuchung wissen.
• Wenn zwei Sprachen gesprochen werden, schreib beide hin. Sonst merkt jemand erst im Saal, dass er nichts versteht.

Eine Einladung, die in sieben Sprachen gelesen wird

Bei Send The Joy lässt sich der Inhalt der Einladung pro Sprache einstellen. Die Website gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch – dieselbe Einladung kann den Text in mehreren Sprachen tragen.

Der Klassiker ist ein PDF in einer Sprache und eine Nachricht in die Gruppe: „Kann das jemand für die Kollegen aus Mailand übersetzen?“ Niemand muss dafür etwas installieren. Der Gast öffnet den Link im Browser auf dem Handy, liest die Daten in seiner Sprache und bestätigt direkt von dort.

Die Simultanübersetzung beginnt nicht am Mischpult. Sie beginnt, wenn der Gast den Link öffnet.

Die Logistik, die beim Übersetzen kippt

Eine Uhrzeit ohne Zeitzone verwirrt jeden, der aus einem anderen Land anreist. Eine Adresse nur in der Landessprache hilft dem Taxifahrer nicht. Und „formell“ heißt in Wien etwas anderes als in São Paulo. Beschreib die Kleidung lieber in Worten: „dunkler Anzug, ohne Krawatte“.

Das RSVP, das dir nicht sagt, wie viele Kopfhörer du brauchst

Wenn du im Bestätigungsformular nicht nach der Sprache fragst, rätst du bei Empfängern und Kabinen. Die Fragen des RSVP lassen sich einstellen – also gehört „In welcher Sprache verfolgst du die Vorträge?“ dazu. Die Antworten kommen in der Einladung selbst an, in einer geordneten Liste. Niemand zählt am Vorabend Nachrichten von Hand.

Und wenn sich kurz vorher etwas ändert? Wenn der Hauptredner auf Englisch spricht oder der Raum wechselt, änderst du die Einladung, und der Link bleibt derselbe. Du schickst keine zweite Nachricht hinterher, die sowieso niemand öffnet: Wer den Link gespeichert oder über den QR-Code geöffnet hat, sieht die aktuelle Version.

Sieh dir die Einladung an, bevor du die Technik buchst. Dort entscheidet dein Gast, ob er den Abend versteht. Bei Send The Joy kannst du ein Design kostenlos testen und die Einladung für 29,99 EUR veröffentlichen, sobald die Texte in allen Sprachen stehen.