5 Arten von Firmeneinladungen und wann welche passt

Dreißig Stühle im Schulungsraum, ein Beamer, Kaffee in Thermoskannen. Zwei Wochen später dieselbe Firma: zweihundert Sitzplätze, Namenskarten in der ersten Reihe, ein Rednerpult. Beide Male geht eine Firmeneinladung raus – nur nicht dieselbe.

Es gibt nicht die eine Firmeneinladung. In der Praxis tauchen fünf Formate auf, und jedes hat einen Moment, in dem es passt. Die Wahl dauert kürzer als der Kaffee daneben.

Fünf Arten von Firmeneinladungen und wann welche passt

Bevor du ein Design aussuchst, klärst du vier Fragen. Sie entscheiden mehr als der Geschmack.

• Wie viele Leute durch die Tür kommen: 30 Stühle im Schulungsraum brauchen ein anderes Format als 200 Plätze mit Rednerpult und Namenskarten in der ersten Reihe.
• Wie viel sich noch ändern kann: Uhrzeit, Raum, Parkplätze, Dresscode. Das Format muss das aushalten, ohne dass du neu druckst oder neu verschickst.
• Ob du Namen brauchst: Bei einem Teamessen mit reserviertem Tisch ist die bestätigte Liste mehr wert als das schönste Design.
• Ob deine Gäste dieselbe Sprache sprechen: Eine Vorlage in einer Sprache lässt die halbe Belegschaft draußen.

Papier, PDF, WhatsApp-Flyer und Kalendereintrag: vier Formate, die schweigen

Die gedruckte Karte glänzt, wenn es Protokoll gibt: Umschlag mit Namen, Übergabe von Hand, eine Preisverleihung, bei der die Einladung am Eingang gezeigt wird. Das hat Gewicht – solange niemand kurzfristig den Raum tauscht.

Das PDF im Anhang löst eine interne Schulung mit 40 Leuten. Am Tag, an dem der Raum wechselt, schickst du die Datei noch einmal, und niemand weiß, welche Version er hat. Der Flyer im Gruppenchat funktioniert für einen lockeren Launch: Freitag um 18 Uhr raus, Montag liegt er unter dem Rest. Der Kalendereintrag passt für die monatliche Runde, aber sein Knopf unterscheidet nicht zwischen „ich komme“ und „ich höre den Wecker“. Alle vier sagen dir nichts: nicht, ob jemand die Einladung geöffnet hat, nicht, ob er kommt, nicht, wann er glaubt, dass es losgeht.

Papier und PDF schweigen. Ein Link antwortet.

Die Web-Einladung: ein Link, ein QR-Code, eine Antwort

Eine Web-Einladung ist eine eigene Seite für deinen Anlass, mit aneinandergereihten Szenen. Sie öffnet sich über den Link oder den QR-Code, den du in die Mail schreibst oder an der Rezeption aufhängst. Niemand installiert eine App, geantwortet wird vom Handy. Texte, Fotos und Musik stellst du im Browser ein, die Bilder setzen sich selbst ins Format. Die Zusagen landen als geordnete Liste in derselben Einladung, mit den Fragen, die du eingestellt hast. Und du kannst die Einladung in mehreren Sprachen anlegen, wenn deine Teams in verschiedenen Ländern sitzen.

Wenn deine nächste Firmeneinladung sich noch bewegen kann, lass sie sich selbst bewegen. Such ein Design, probier es kostenlos aus und veröffentliche den Link, sobald der Termin steht. Papier brauchst du nur für die paar Leute, die die Karte wirklich aufbewahren.