Invitacions per a un esdeveniment corporatiu sostenible

Et toca muntar la invitació de la jornada de sostenibilitat de l'empresa. Obre el correu, adjunta un PDF, l'envia a cinquanta persones i espera. Dues hores després tens set respostes: tres amb un «rebut», dues preguntant a quina hora era, una que diu que el mapa no s'obre i una que ha reenviat el fitxer a tothom perquè al mòbil no es veia bé. I encara has de reconstruir la llista de qui ve.

Una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu sostenible no hauria de passar per tot això. És una pàgina web pròpia, no un fitxer adjunt. S'obre amb un enllaç, es llegeix al mòbil i les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació. Sense sobre, sense adjunt i sense reenviar res cada cop que canvia un detall.

El PDF que ningú no obre no és una invitació sostenible

Si el tema de la jornada és l'estalvi de recursos i la invitació s'imprimeix en tres-centes fulls, el format contradiu el missatge abans que comenci l'acte. I si l'adjunt queda dins d'una cadena de correus amb vint respostes creuades, la meitat dels convidats no sabrà ni quin dia és ni on ha d'anar. Passa una cosa semblant amb l'idioma: si a l'empresa hi ha oficines en països diferents, el contingut de la invitació es pot configurar en set idiomes —espanyol, anglès, català, francès, italià, portuguès i alemany— i cadascú el llegeix en el seu.

• Un enllaç amb el rètol, la data, l'hora i el lloc s'obre al mòbil en dos tocs.
• Els convidats no han d'instal·lar cap aplicació: obren l'enllaç al navegador i confirmen des d'allà.
• És cent per cent digital: no s'imprimeix ni s'envia paper.
• Si algú vol un record per penjar a la paret, la solució és un enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà.

L'hora, el lloc i el mapa, dins la mateixa invitació

Al Joy Studio, l'editor que s'obre al navegador, cada dada té el seu camp: rètol de l'esdeveniment, data, hora, frase i lloc. Hi ha comptador de caràcters per no passar-te i la vista prèvia s'actualitza mentre escrius, sense recarregar la pàgina. També pots pujar fins a sis fotos teves, de portada i decoratives: s'encaixen soles al marc i les pots substituir més endavant si l'equip canvia.

El mapa va dins de la invitació. Això estalvia el missatge de les nou i cinquanta preguntant si és l'edifici del costat o el del pati. I si l'acte és en una terrassa al novembre, el codi de vestimenta es llegeix allà mateix, no en un comentari perdut de l'última reunió.

Una invitació digital no és un PDF amb bona consciència: és una pàgina que pots corregir sense avisar ningú.

Confirmacions sense perseguir ningú pel WhatsApp

Les respostes arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació, així que no has de reconstruir qui ve a partir de captures de pantalla. Les preguntes del formulari de confirmació les configures tu, amb les que necessiti el teu registre. I si canvia la sala o s'avança l'hora, l'enllaç continua sent el mateix: tothom veu la versió actualitzada i tu no tornes a enviar res. Abans de publicar, prova un disseny gratis i mira com queda la portada amb el rètol real del teu esdeveniment.