Invitació digital per a un esdeveniment corporatiu amb regal

Són les nou del matí i a la taula d'acreditació hi ha tres caixes de cartró mig obertes. El regal de benvinguda havia d'arribar a les vuit i mitja i ningú no sap qui el reparteix ni qui apunta qui se l'emporta. A les deu, mitja sala ja és dins i les bosses continuen allà. Passa quan el regal i la invitació van per camins separats. Amb una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu amb regal de benvinguda, la confirmació i el pas per la taula de regals viuen al mateix enllaç, i la pots tenir feta avui mateix des del catàleg.

La resta és organització: triar la peça, fixar l'hora i deixar que el formulari faci la feina que abans feien quaranta missatges.

El regal es decideix abans d'obrir l'editor

Abans d'escriure una línia de text, tingues clar què doneu. Una bossa de tela amb el logo, una planta petita en test de ceràmica o una capsa de dolços: la mida i el pes canvien el text de l'escena de benvinguda. Una cosa plana cap en un sobre; una planta, no. I si el regal no té hora ni taula, s'acaba quedant dins d'una caixa tancada.

• Una peça decidida abans de tocar el text: referència, mida i proveïdor. Amb tres opcions damunt la taula no es pot escriure l'escena de benvinguda.
• Hora i punt d'entrega concrets: a les 9:00 a l'acreditació o a les 18:00 al guarda-roba, amb el nom de qui ho reparteix.
• Una pregunta curta i tancada al formulari de confirmació: si passa per la taula de regals abans de les 18:00, per exemple.
• Les fotos a punt: una de portada del espai i dues del regal ja muntat a la taula, perquè qui arribi sàpiga què busca.

Com crear invitacions digitals per a un esdeveniment corporatiu amb regal

Les preguntes de confirmació es configuren dins la invitació. Si necessites saber qui passa per la taula de regals abans de les 18:00, aquesta casella viu al mateix enllaç i no en un correu a part que es contesta tard. Les respostes arriben en una llista ordenada dins la mateixa invitació: s'ha acabat creuar un full de càlcul amb quaranta missatges de WhatsApp la vigília de l'acte.

L'invitat obre l'enllaç al navegador del mòbil, sense instal·lar res: confirma des del metro, des de la sala de reunions o des del taxi.

Si el regal canvia d'hora, l'enllaç no canvia

El proveïdor truca i la benvinguda passa de les 9:00 a les 10:30. Edites l'escena, publiques i el mateix enllaç mostra la versió nova: ningú no rep un segon correu amb la correcció. També pots canviar la foto de portada, el codi de vestimenta o el mapa, i qui obri l'enllaç per la tarda veu el que toca, sense reimprimir ni enviar sobres nous.

Un regal sense hora ni taula és una caixa tancada; un enllaç que no s'actualitza és un correu més a la safata.

Quan el paper encara té sentit

És digital: no imprimeix ni envia paper. Si el director financer vol una targeta per arxivar, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà de veritat. També val la pena dir-ho clar: la invitació no gestiona llistes de regals, ni aforament, ni escaneig d'entrades; per a això cal una altra eina. I els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió: si l'acte és en una nau sense cobertura, prepara el QR a la zona de recepció on sí que n'hi hagi. Si el regal forma part de l'acte, l'enllaç l'ha de sostenir. Tria un disseny del catàleg, prova'l gratis i publica'l quan el regal tingui hora i taula.