Invitació digital per a congressos: les millors opcions

Són les 8:45 al recinte firal i la cua de l'acreditació ja arriba a la porta. Un ponent que ha baixat del tren obre el mòbil al metro i no troba enlloc el nom del pabelló ni l'hora de la sessió inaugural. Si estàs comparant les millors invitacions digitals per a congressos, el criteri no és el disseny: és si l'assistent veu el seu nom, el lloc i l'hora en una sola pantalla. Una invitació digital del catàleg es pot crear i enviar avui mateix, amb l'enllaç a punt abans que aterri el primer vol.

No cal un PDF ni una imatge adjunta. És una pàgina web que s'obre al navegador del mòbil, que no demana instal·lar cap app i que es pot editar el dijous a la tarda si el programa es mou. El delegat no crea cap compte: clica i confirma.

La millor invitació digital per a congressos es jutja a la porta

Qui arriba de Milà en tren obre l'enllaç i ha de veure, sense fer scroll, el seu nom, el pabelló i l'hora. Si aquestes tres dades viuen en tres correos diferents, la taula de recepció s'omple a les 8:45. L'enllaç i el QR a la pantalla de bloqueig estalvien la frase més repetida de la mesa: «no em va arribar el correu». I la prova de foc és el company que no vindrà: si no troba el botó per avisar, algú l'haurà de perseguir per WhatsApp la setmana abans.

• Un sol enllaç amb QR, obert al navegador: res a instal·lar.
• Nom, pabelló i hora a la primera pantalla, no repartits en dos missatges.
• El botó per avisar que no vindrà, visible i sense passar per tres pantalles.
• Les confirmacions dins la mateixa invitació, en una llista ordenada.

Les millors invitacions digitals per a congressos: les dades que sostenen l'enviament

L'hora ha de portar el fus horari explícit. Un assistent de Lisboa no ha de dubtar si la sessió inaugural és a les 9:00 de Madrid o a les 8:00 de Lisboa; si ho ha d'endevinar, ho preguntarà a la mesa i la mesa no ho sabrà. La seu vol el nom exacte del pabelló i el mapa. «Centre de Congressos, sala principal» no ajuda ningú que aterra a la ciutat aquella mateixa matinada amb una maleta i el mòbil al 12%.

El formulari de confirmació ha de fer poques preguntes i tenir el termini visible. La resta es pregunta a la mesa, no dins del RSVP. Amb una invitació digital les preguntes del formulari es configuren al mateix editor, i les respostes arriben dins la invitació, en una llista ordenada: no has de reconstruir la llista d'assistents a base de captures de pantalla ni de missatges solts.

Si la invitació no resol l'acreditació a la porta, no és una invitació: és un correu més.

Invitació digital per a congressos en set idiomes, sense reimprimir

Al congrés hi ha delegats francesos, alemanys i italians, i n'hi ha prou que el contingut de la invitació es configuri per idioma perquè tothom llegeixi la mateixa agenda sense que ningú reescrigui el text a mà. Si dijous canvia l'aula d'un taller, edites la invitació i l'enllaç és el mateix: ningú no rep un segon correu amb la correcció i no cal reimprimir res. Tria la invitació que aguanti la porta d'acreditació i el canvi d'aula de l'últim dia: tens el catàleg a mà, el preu és 29,99 EUR per invitació i la pots tenir publicada avui.