Quantos convidados para um batizado: o número certo

Falta um mês para o batizado. A igreja tem duzentos lugares, o restaurante tem oitenta. Ninguém fez ainda a pergunta certa — quantos convidados para um batizado cabem, de facto, neste dia — e a lista no computador já vai em cento e dez nomes.

O problema não é a lista ser comprida. É não haver um número antes dos nomes. Enquanto não souberem quantos lugares têm, cada nome novo parece uma decisão pessoal: simpatia de um lado, contas do outro. Com um número fechado, a conversa muda de tom.

O limite está na mesa, não nos bancos da igreja

A igreja costuma ter muito mais lugares do que o salão do restaurante. Quem vem só à cerimónia não ocupa lugar no almoço, e isso dá margem. O número que manda é o dos lugares à mesa: se o restaurante serve 80 pessoas, o almoço tem 80 lugares no máximo, mesmo que a igreja tenha 200 bancos e fique meio vazia.

• Peçam ao restaurante o número máximo de lugares que conseguem servir e quanto cobram por pessoa. A lotação do espaço não é o mesmo que o número de pratos que saem da cozinha.
• Perguntem se há limite para crianças, se os bebés contam como lugar à mesa e se existem cadeiras para bebés.
• Contem com as faltas, mas não contem com elas para esticar o limite. Quem confirma e não aparece é uma exceção, não uma margem.
• Façam duas listas desde o início: quem vem só à cerimónia e quem fica para o almoço. São números diferentes e nenhum tem de ser igual ao outro.

Quantos convidados para um batizado: três círculos e uma conta

Nem todos os nomes pesam o mesmo. Dividam a lista em três círculos. No mais pequeno, a família próxima e os amigos de sempre, que vão à cerimónia e ao almoço. No do meio, colegas, conhecidos e amigos dos avós, que podem ficar só para o almoço. No último, quem aparece para o bolo e o brinde no fim do dia — os vizinhos que passam para dar um abraço, por exemplo.

Depois há a aritmética. Se o restaurante cobra 50 euros por pessoa e o orçamento é de 1500 euros, o almoço tem 30 lugares, não 40. E cada lugar a mais mexe no resto: lembranças, decoração, mesas. Uma tabela simples com quatro colunas — nome, círculo, custo por pessoa, confirmado — mostra em dois minutos quanto pesa cada nome novo.

Primeiro o número de lugares à mesa. Só depois os nomes.

Fechar a lista sem ofender ninguém

Marquem um prazo e mantenham-no, mesmo quando alguém responder no dia seguinte. Escrevam os nomes das pessoas: 'Ana e Marco' fecha mais portas do que 'Amigos e família'. Se alguém pedir para trazer mais uma pessoa, uma frase resolve: 'O restaurante tem um limite de lugares, desculpem.' E quando a lista estiver quase fechada, um convite digital da Send The Joy (29,99 euros, pagamento único) trata da parte chata: as confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, e vocês configuram as perguntas que querem fazer. Se a hora ou o sítio mudarem, editam o convite e o link é o mesmo — ninguém tem de receber nada de novo. Os convidados abrem o link e respondem, sem instalar nada. Criem o convite e comecem a fechar a lista hoje.