Plano de mesas: 30.º aniversário sem caos em Madrid

Estás num café da Malasaña com uma folha A4 à frente. Quarenta e cinco nomes escritos a lápis, alguns riscados, outros com um ponto de interrogação ao lado. O restaurante ligou de manhã: quinta-feira querem o número final de pessoas. E o plano de mesas continua em branco.

Antes do menu e da música, tens de decidir quem se senta com quem. O plano de mesas de um 30.º aniversário não se resolve na semana da festa. Resolve-se com uma lista fechada, uma mesa escolhida e uma confirmação que não se perde numa conversa de trinta mensagens.

Plano de mesas: conte as cabeças antes de desenhar

Um «sim» escrito no grupo não é uma confirmação. Entre 24 e 31 pessoas vai uma mesa inteira a mais ou a menos num restaurante de bairro em Madrid, e o restaurante cobra a mesa que reservaste, não a que apareceu. Separa três listas: quem já disse sim, quem escreveu «eu vou, acho eu» e quem não abre a mensagem há três dias. O plano desenha-se apenas sobre a primeira.

• Primeira lista: quem confirmou com nome e número de pessoas. É a única que serve para desenhar mesas.
• Segunda lista: os «acho que sim». Dá-lhes dois dias. Quem não responder passa para a primeira ou sai de vez.
• Terceira lista: quem não responde. Um telefonema rápido resolve mais do que mais cinco mensagens no mesmo grupo.
• Se a lista já vai em 45 nomes e o aniversário é para 30, fecha o aforo agora: a maioria dos espaços de Madrid pede o número definitivo com dias de antecedência.

A mesa longa não perdoa silêncios

Numa mesa imperial de trinta pessoas, quem fica na ponta fala com duas pessoas a noite toda e sai sem saber quem estava no meio. Senta no centro quem já se conhece, e nas pontas quem gosta de perguntar. Os tímidos não precisam de proteção: precisam de ter ao lado alguém que puxa conversa.

A tua lista está cheia de grupos que não se falam entre si: amigos do bairro, colegas de trabalho, primos que só se veem nestas ocasiões. Mistura de dois em dois, nunca seis do mesmo grupo seguidos — fecham-se numa conversa e ninguém mais entra. E se duas pessoas não podem partilhar toalha, uma ex-relação ou um cunhado que discute política ao segundo copo, põe uma numa ponta e outra na outra. Não dês mais voltas.

Um plano de mesas não serve para arrumar pessoas: serve para que ninguém fique a olhar para o prato.

Três mesas de dez ou uma mesa de trinta

Uma mesa longa de trinta pede salão com metros de sobra. Se o sítio que escolheste em Lavapiés não os tem, três mesas redondas de dez conversam melhor e distribuem-se com menos esforço. Com mesas separadas precisas de plano numerado e nome em cada cadeira; com mesa única basta decidir a ordem da esquerda para a direita. Se o plano for cocktail de pé, o plano de mesas reduz-se a reservar sofás ou zonas de bar: quatro grupos de sete funcionam melhor do que um espaço aberto onde todos se perdem.

O plano faz-se em três passos e a lápis

Passo um: um nome por post-it e uma cor por grupo de amigos. Mover papel é mais rápido do que riscar uma lista no telemóvel. Passo dois: coloca primeiro os quatro ou cinco que falam com qualquer pessoa — são os coringas que sustentam a mesa — e distribui o resto à volta deles. Passo três: passa o plano a limpo na semana da festa, quando os sins estiverem fechados. Se o fizeres antes, vais refazê-lo três vezes.

Com a lista fechada e o plano feito, no dia do aniversário só te falta sentar-te à tua própria mesa. Monta o convite digital, recolhe as confirmações numa lista ordenada e chega ao plano de mesas com tudo claro.