Orçamento de um jantar de gala: repartir sem sustos

Marcas a data, reservas a sala, pedes propostas a três empresas de catering e escolhes a mais equilibrada. Semanas depois chega a conta e o total não bate certo com nada do que tinhas na cabeça. Ninguém mentiu: apareceram só umas linhas que não estavam no papel quando fizeste as contas.

É isso que torna o orçamento de um jantar de gala difícil de prever. Não é o preço do menu, é a mistura: coisas que se pagam por cabeça, coisas que se pagam uma só vez e coisas que só aparecem se a noite se estender. Separa-as em três colunas e o jantar deixa de ser um susto.

Orçamento de jantar de gala: o que se multiplica e o que se paga uma só vez

Começa por dividir tudo em dois montes. No primeiro fica o que se serve e se usa à mesa, que se multiplica por cada confirmado. No segundo fica a estrutura, que se paga uma vez, venham cem convidados ou oitenta. Parece evidente, mas quase todos os orçamentos misturam os dois — e é aí que o total surpreende.

• Por cabeça: menu, barra livre, serviço de mesa e o lugar que cada convidado ocupa.
• Fixo: aluguer da sala, som, flores e fotógrafo. Se faltarem convidados, estas linhas não descem um euro.
• Conta por mesa e não só por pessoa: seis mesas redondas pedem seis centros, toalhas compridas e faqueiro para dez em cada uma.
• Variável: hora extra de barra, som depois da hora de fecho e convidados que confirmam na véspera.

O que o catering deixa fora do preço por pessoa

Perguntar quanto custa um jantar de gala por pessoa dá quase sempre um número limpo. É bonito, mas está incompleto. O IVA e o serviço entram muitas vezes só no fecho da conta, e a barra livre aparece com hora marcada. Pergunta o que acontece quando essa hora passa: a hora extra de barra e de equipa é a linha que mais mexe no total.

Pergunta também quantas pessoas tens de garantir e o que acontece se forem menos: há contratos que cobram o mínimo combinado mesmo com a sala meio vazia, e isso muda a tua conta por pessoa. Pede por escrito o custo de montagem e desmontagem, guarda-roupa, limpeza e segurança, e confirma até que horas podes usar o som. Comparar duas propostas sem estas linhas é comparar coisas diferentes.

A conta de um jantar de gala não estoura numa linha. Estoura em cinco linhas pequenas que ninguém te mostrou à primeira.

O convite não se paga por unidade

Com papel, cada cartão, cada envelope e cada selo pagam-se um a um — e repetem-se todos se a hora ou o sítio mudarem depois de enviar. Um convite digital da Send The Joy são 29,99 EUR, num pagamento único. Podes testá-lo grátis, editas os textos e as fotos quando quiseres e o link continua a ser o mesmo: quem já abriu vê a versão atualizada, sem reenvios. As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, com as perguntas que tu configuras. E se alguém fizer questão do papel para guardar, imprime umas quantas cópias só para essa pessoa.

Fecha o orçamento com três colunas e uma data

Abre três colunas: custo por pessoa, custo fixo e variáveis. Revê a terceira todas as semanas até ao dia do jantar e guarda uma verba para imprevistos. Exige que a proposta traga o IVA, o serviço e a data de validade por escrito, porque comparar preços sem isso é comparar coisas distintas. E deixa o convite fora desta negociação: são 29,99 EUR, num pagamento único, com teste grátis antes de pagar. Com o preço por pessoa confirmado por escrito, o jantar deixa de dar medo e começa a parecer-se com o que queres celebrar.