Orçamento de jantar de gala em hotel: a conta real

Estão sentados à mesa com o coordenador de eventos do hotel. Ele desliza uma folha com um valor por pessoa e a frase «serviço incluído». Parece fechado. Três meses depois chega a fatura e aparecem linhas de que ninguém falou: a sala cobrada por hora, o técnico do som, o bar aberto até à uma da manhã, a taxa por fornecedor externo. Um orçamento de jantar de gala em hotel raramente cabe numa folha.

Não há má-fé nisto. Os orçamentos de banquetes são construídos assim: o valor por pessoa cobre a comida e pouco mais. Bebida, serviço, impostos e aluguer de espaço contam-se à parte, cada um na sua linha. Para saberem quanto vão pagar de verdade, têm de separar as partes e perguntar por cada uma delas, uma a uma.

Orçamento de jantar de gala em hotel: o valor por pessoa engana

Esse número costuma incluir o menu e a montagem da mesa. Bebida, serviço, impostos e aluguer de sala vivem em linhas separadas — ou não existem no papel até vocês perguntarem. Peçam o orçamento detalhado por escrito antes de comparar dois hotéis. É a única forma de porem os dois lado a lado e perceberem o que estão a pagar em cada um.

• Peçam um orçamento que separe menu, bebida, serviço, impostos e aluguer de sala.
• Confirmem se a água, o pão, o café e o brinde entram no prato ou são cobrados à parte.
• Perguntem qual é o número mínimo de convidados e o que acontece se faltarem oito confirmações na véspera.
• Fixem por escrito a hora de fecho da barra e o preço de cada hora extra.

A sala, o bar e os extras que aparecem no fim

A sala também tem custos próprios. Perguntem se a montagem e o desmontagem estão incluídos e se passar de mesas redondas para uma receção de pé muda o preço. Se vão usar projetor, tela ou microfone, peçam o valor do técnico e dos cabos: nem sempre faz parte do pacote. E confirmem até que horas podem ficar com a sala. Fechar antes da meia-noite pode baixar o aluguer, mas obriga a mudar o último baile para outro espaço.

No bar, separem três coisas: consumo por garrafa, bar aberto por horas e taxa de rolha. Perguntem se o serviço de bebidas para durante o jantar e se podem pedir um copo solto sem abrir garrafa. A água e os refrigerantes de quem não bebe álcool também contam — peçam uma alternativa por pessoa. Flores, velas, cartazes, bengaleiro, música ao vivo e DJ costumam vir à parte, com orçamento próprio de cada fornecedor. E há duas linhas que quase todos esquecem: o transporte dos convidados e o estacionamento.

O total real de um jantar de gala num hotel não está no valor por pessoa: está nas linhas que ninguém mostrou.

O convite digital fecha a última conta

Antes de assinarem, peçam o orçamento detalhado e comparem-no com a vossa lista real de convidados. Levem essa lista para a reunião: é com ela que se calcula o mínimo. Quando tiverem o total na mão, enviem um convite digital da Send The Joy: 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição. Os convidados confirmam pelo telemóvel, sem instalar nada, e se mudarem a hora, o lugar ou o código de vestuário o link continua o mesmo — não há nada para reimprimir nem para reenviar. Se quiserem papel para os avós ou para guardar de recordação, juntem umas quantas cópias impressas ao link.