Orçamento de um jantar de gala de empresa, linha a linha

O catering respondeu na quinta-feira com uma linha só: menu a 65 € por pessoa. É o número que fica na cabeça e é o que engana. Na conta final ainda entram a barra livre, as horas de sala, o DJ, o fotógrafo e o transporte. No fim, o orçamento de um jantar de gala de empresa passa de 7.800 € para mais de 11.000 € sem que ninguém tenha mudado um prato.

Este texto não serve para escolher prato nem para decidir entre salmão e novilho. Serve para chegar à reunião com o catering com as perguntas certas e sair de lá com um valor que não muda duas semanas depois.

O preço por pessoa não é o preço final do jantar de gala

A primeira pergunta é sempre quanto custa por pessoa. A segunda, que quase ninguém faz, é o que é que esse valor inclui. Pão, entradas, vinho da casa e água são uma coisa; barra livre, espumante do brinde e cafés são outra. Se o catering cobra 65 € e a barra livre fica em 18 €, são 83 € por convidado antes de haver sala, música ou fotografia.

• Preço por pessoa por escrito, com a lista do que entra: pão, entradas, prato, sobremesa, vinho da casa e água.
• O que fica de fora: barra livre, espumante do brinde, cocktails e cafés.
• Hora de abertura e de fecho da sala, e o custo de cada hora extra de montagem e desmontagem.
• Deslocação do DJ e do fotógrafo, e o número mínimo e máximo de pessoas por mesa.

O que se soma fora do menu

A sala aparece como uma linha pequena no papel e cresce durante a noite. Perguntem a hora exata de fecho e o preço de cada hora extra de montagem e desmontagem. Meia hora a mais de barra às duas da manhã pode custar mais do que trocar de menu.

Decoração e montagem entram na mesma pasta: centros de mesa, sinalética e iluminação. O mesmo salão fica completamente diferente conforme o sítio onde se põem as luzes. E se o DJ ou o fotógrafo cobram deslocação, juntem essa linha antes de comparar dois orçamentos — só assim estão a comparar o mesmo.

Um orçamento de exemplo, linha por linha

Cenário: 120 pessoas, menu de 65 €, barra livre de 18 € e sala com montagem já incluída. Comida, 7.800 €. Bebida, 2.160 €. Música, 700 €. Fotografia, 900 €. Dá cerca de 11.560 € antes de somar decoração e transporte, o que equivale a 96 € por convidado — e ainda faltam o convite e os extras de última hora.

A conta só fecha quando todas as linhas estão à frente — e a do convite também é uma linha.

O convite digital é a linha que ninguém escreve na conta

O convite de papel factura-se por unidade, mais design e envio; se muda a hora, reimprime-se tudo. Um convite digital da Send The Joy são 29,99 € de pagamento único, sem subscrição: o mesmo valor quer vão 60 convidados, quer vão 300. Edita-se depois de enviado e o link não muda, por isso mudar a hora, o lugar ou o dress code não obriga a reenviar nada. Os convidados abrem o link no telefone ou no computador e respondem, sem instalar nada, e as confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada. Fechem o número com o catering quando já tiverem essa lista à frente.