Erros na lista de convidados de casamento digital

Faltam três dias para o casamento. Você abre a lista e encontra 'Marta Ribeiro' numa linha e 'M. Ribeiro' oito linhas abaixo. É a mesma pessoa, mas o plano de mesas já contou duas cadeiras — e a mesa 6 fica com um lugar vazio à frente de quem confirmou.

Os erros na lista de convidados de casamento digital quase nunca vêm sozinhos. Aparecem em grupo: o duplicado, o acompanhante sem nome, a confirmação que chegou por áudio, o apelido trocado pelo diminutivo. E só se notam quando o plano de mesas já está pronto.

O duplicado que desequilibra duas mesas

A duplicação raramente é um erro de digitação. Acontece quando uma família responde pelo casal e outra responde por um dos dois. Ou quando o mesmo convidado entra na lista com e sem sobrenome. Antes de contar cadeiras, cruze nomes, telefones e e-mails.

• Se dois convidados têm o mesmo nome, acrescente um sobrenome ou uma inicial: Ana Pinto e Ana Ramalho são pessoas diferentes.
• Antes de fechar a lista, compare telefones e e-mails. É a forma mais rápida de perceber que duas linhas são a mesma pessoa.
• Quando só um dos dois responde, pergunte pelo outro antes de contar dois lugares.
• Se uma confirmação chegar com um nome que não está na lista, confira se não é alguém que já lá está escrito de outra maneira.

Erros na lista de convidados de casamento digital que chegam pelo WhatsApp

A sua tia confirma por áudio. O seu primo responde com um sticker. Uma amiga escreve no grupo errado. Nenhuma dessas mensagens entra na lista sozinha — e no dia seguinte você já não sabe se aquela pessoa foi contada uma vez ou duas.

Ponha a confirmação no mesmo lugar onde está a lista. Se as respostas chegarem dentro do próprio convite, cada uma fica num único lugar, com o nome escrito pelo próprio convidado. Deixa de haver mensagens soltas para perseguir na véspera.

Uma lista de convidados só funciona quando cada pessoa aparece uma vez, com o nome que ela própria escreveu.

O acompanhante sem nome e o nome mal escrito

Você escreve 'Ana e acompanhante' e depois não sabe se são uma ou duas pessoas. Configure uma pergunta de RSVP que peça o nome do acompanhante, não só um sim ou um não. Se ela ainda não souber quem traz, deixe uma nota na sua lista e volte a ela uma semana antes — sem contar esse lugar como confirmado.

Com os nomes, o problema é o contrário. Você escreve 'Cris' na lista e 'Cristina' no plano de mesas: a mesa fica sem cartão e a convidada a procurar o lugar. Copie o nome tal como aparece no RSVP, com acentos e sobrenomes. E se o convite estiver em vários idiomas, confira a ordem dos nomes: nome próprio não se traduz.

A lista que continua certa depois de enviar

Um convidado cancela por mensagem e você risca o nome só na lista: a contagem continua a incluí-lo. Atualize sempre o documento de onde saem os números. E se mudar a hora ou o lugar no convite digital, não precisa reenviar nada — quem abrir o link vê a versão atualizada.

• Uma linha por pessoa: se vierem quatro, são quatro nomes com sobrenome, não 'família Pereira'.
• Um identificador único por convidado — telefone ou e-mail — para encontrar duplicados antes de somar cadeiras.
• Uma coluna 'origem', para saber quem convidou cada pessoa e não duplicar entre famílias.
• Uma coluna 'confirmado' que só se marca a partir do RSVP, nunca de uma mensagem solta.
• Uma revisão em voz alta antes de publicar: leia a lista e compare com os nomes do plano de mesas.

Feche a lista antes de imprimir ou desenhar o plano de mesas e revise as confirmações de poucos em poucos dias. Num convite digital da Send The Joy, as confirmações chegam dentro da mesma página, numa lista ordenada, e pode editar os detalhes sem reenviar nada. Crie a sua por 29,99 € e teste grátis antes de pagar.