Erros nos convites para cerimónia de nomeação

Enviaste os convites para cerimónia de nomeação, escolheste o design e deixaste o link no grupo da família. Vinte minutos depois chega a primeira mensagem: «Afinal é às 11h ou às 11h30?». Logo a seguir, outra: «Onde se estaciona?». E ao fim do dia, uma terceira: «Depois da cerimónia há lanche ou cada um vai para casa?»

Nenhuma dessas perguntas é sobre o design. São dados em falta. Chames-lhe cerimónia de nomeação, batizado civil ou festa de boas-vindas, os convites falham quase sempre do mesmo lado: nomes por confirmar, horas redondas, moradas sem ponto de encontro e um prazo de resposta que ninguém fixou. Antes de voltares às cores e às letras, resolve isto.

Convites para cerimónia de nomeação: o nome antes do design

Antes de escolheres o tipo de letra, confirma o nome. Parece óbvio, mas é aqui que a maioria dos convites falha. Se o nome ainda não está decidido, também há solução: não deixes a linha em branco.

• Confirma a ortografia do nome por escrito, com quem o vai usar todos os dias.
• «Lily» e «Lillie» são dois convites distintos: uma letra a mais e quem recebe nota.
• Nome ainda por decidir? Escreve «o nome anuncia-se na cerimónia». Nunca uma linha vazia.
• Nomes de quem acompanha — padrinhos, guias, avós — completos e na forma que essa pessoa usa, não no diminutivo de casa.

Uma hora sem minutos é uma hora inventada

As 11h00 são as 11h00, mas ninguém chega às 11h00. Escreve 11h30 e junta «cheguem 15 minutos antes»: assim não há gente a entrar a meio da cerimónia. Diz também se é dentro ou fora. Uma celebração num parque às 16h precisa de um plano B escrito — tenda, sala do centro, casa de um familiar. E o código de vestimenta cabe numa linha: «cores suaves, sem saltos finos para o jardim» responde a mais dúvidas do que a palavra «informal».

O código postal não chega quando o sítio tem duas entradas. Escreve «entrada pelo portão norte, junto ao lago» e evitas dez chamadas no mesmo dia. Junta o que as pessoas procuram no telemóvel: «estacionamento na rua lateral» ou «a estação fica a 8 minutos a pé». Se há escadas, relva, lotação reduzida ou uma porta difícil de encontrar, avisa antes de alguém aparecer com um carrinho de bebé ou uma cadeira de rodas.

Confirmar não é perseguir ninguém pelo WhatsApp

Sem um prazo, a resposta chega no próprio dia. Escreve «confirmem até 12 de maio» e diz onde se confirma. Pergunta só o que vais gerir de verdade: quantos vêm e se ficam para o lanche. Mais nada. E um grupo de 40 pessoas não é um sistema de confirmações — as respostas perdem-se entre memes, «talvez» e mensagens cruzadas. Num convite digital, as confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, e não tens de andar a correr atrás de ninguém.

Uma cerimónia de nomeação bem explicada lê-se em trinta segundos. Se depois tens de responder a mensagens, o problema não estava no design.

Um ficheiro enviado já não se corrige

O erro clássico é imprimir uma cópia para cada convidado e, uma semana antes, reenviar envelopes porque a sala mudou. Uma imagem ou um PDF enviados não se tocam. Um convite digital edita-se depois de ter sido enviado e o link continua o mesmo: quem abre vê a versão atualizada, sem reimprimir nada. Se alguém quiser papel, a combinação sensata é o link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as vai guardar. Com um convite digital da Send The Joy testas o design de graça, publicas com um link e corriges o que for preciso: 29,99 EUR, pagamento único.