Convites para jantar de gala no planetário: etiqueta

São 19h45, as luzes da cúpula apagam-se e duas pessoas entram às apalpadelas, com a lanterna do telemóvel acesa, à procura da mesa. Aconteceu quase sempre pelo mesmo motivo: o convite para o jantar de gala no planetário dizia «jantar às 20h» e não separava a hora de abrir as portas da hora de sentar.

Num planetário há uma hora que não se negoceia: quando a sala escurece, a porta fecha. Se o convite não disser isso, vocês vão passar a noite a responder mensagens em vez de estar à mesa. Uma linha bem escrita poupa vinte mensagens no dia do evento.

Num jantar de gala no planetário, a etiqueta começa na hora

Antes de escolher tipos de letra, resolvam os horários. Um convite destes tem de separar duas coisas que as pessoas juntam por hábito: quando se pode entrar e quando se come. Os dois horários ficam no mesmo bloco, com o mesmo peso visual — e não vale a pena escrever «não cheguem tarde»; digam antes a hora exata e o que acontece a quem chega depois dela.

• Separem as horas: «Abertura das portas às 19h30; jantar às 20h15». Duas linhas e ninguém fica com dúvidas.
• Se houver uma sessão antes do jantar, digam que começa à hora marcada e que a sala não recebe mais ninguém depois de as luzes se apagarem.
• Ponham o acesso e o mapa no próprio convite: entrada, estacionamento, o que for preciso para não haver telefonemas à porta.
• Se o planetário mudar o horário, editem o convite. O link é o mesmo, quem o abrir vê a versão nova e não há segundo envio.

O código de vestimenta não compete com o céu

Se querem etiqueta, escrevam a palavra exata: «Black tie» ou «Etiqueta rigorosa». «Traje elegante» quer dizer tudo e nada, e alguém vai aparecer de fato de trabalho. Quem recebe o convite deve saber o que vestir sem ter de perguntar.

Debaixo da cúpula a luz é baixa e o flash das fotografias trata do resto. Tons escuros e tecidos mate funcionam melhor do que brilhos metálicos, que devolvem reflexos estranhos. Acrescentem uma linha sobre o frio: estes espaços têm ar condicionado forte e corredores frescos. «Recomenda-se um xaile ou um casaco» resolve a hesitação de quem não sabe o que levar. Uma nota sobre o calçado também é bem-vinda, sobretudo se a noite tiver muitos momentos de pé.

Hora, traje e confirmação claros antes de qualquer frase bonita. O resto é decoração.

Como redigir o convite e receber as confirmações

Comecem pelos dados que se leem em três segundos: rótulo, nomes, data, hora e lugar. A frase sobre a cúpula fica para o fim, não para o cabeçalho. Usem o contador de caracteres do editor para que «Jantar de gala sob a cúpula» não se corte, e aproveitem as até 6 fotografias — uma de capa e cinco decorativas, que se encaixam sozinhas no molde. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, com as perguntas que configurarem; para alergias ou menus especiais, indiquem um contacto à parte, porque o RSVP não recolhe esses dados. E se alguém pedir papel: o convite é digital e não se imprime. A saída sensata é o link para todos e umas quantas cópias impressas por vossa conta — só o link se atualiza quando alguma coisa muda. Podem testar um design de graça antes de pagar, e os convidados não instalam nada: abrem o link no navegador. Uma página a 29,99 EUR, pagamento único: publicam, atualizam sem reenviar e recebem as respostas no mesmo sítio. Escrevam a etiqueta como se já estivessem à porta do planetário — hora, traje e confirmação claros.