Convites para jantar de gala com leilão beneficente e RSVP

Faltam três semanas para o jantar de gala. A comissão já fechou o catering, o quarteto de cordas e a lista de lotes do leilão. Os convites para jantar de gala com leilão beneficente ficaram para o fim, e ninguém escreveu ainda quanto vale o primeiro lote nem quanto custa cada pessoa sentada à mesa.

Comecem por essa folha de cálculo. O convite não é a última peça do orçamento: é a única que o convidado vê antes de decidir se vem, e a única que se corrige depois de enviada sem reimprimir nada.

Convites para jantar de gala com leilão beneficente: primeiro os números, depois o design

Antes de escolher tipografia ou cor, fechem o preço de saída de cada lote: um jantar privado, uma casa emprestada durante uma semana, uma aula com o chef. Esse número manda no desenho todo. Se o convidado vê o preço quando abre o convite, chega à mesa com uma cifra na cabeça; se descobre só naquela noite, licita a frio. Numerem cada lote e escrevam preço e número na mesma linha, para que a palmatória, a folha de licitações e o convite digam exatamente o mesmo.

• Preço de saída e número de lote de cada peça, escritos antes de escolher o design do convite.
• Hora, local e código de vestuário confirmados por escrito pelo espaço.
• Custo por lugar sentado: catering, música e lotes frente ao que custa convidar cada pessoa.
• Data-limite interna de alterações, por exemplo dez dias antes da gala.

Conte por lugar sentado, não por convite

Uma mesa de doze pessoas pode partilhar um único link. É esse o cálculo que importa: custo por pessoa sentada, não custo por cartão com envelope e selo. As despesas que nunca entram no orçamento são as da segunda volta — reimprimir por causa de uma hora que mudou, reenviar pelo correio, e as horas de quem anda atrás de confirmações por WhatsApp.

Um orçamento de gala lê-se de cima para baixo: catering, música, lotes e, no fim, o convite. É a linha mais pequena e a única que o convidado vê antes de responder.

O preço de saída de cada lote decide o desenho do convite, não o contrário.

Alterações de última hora têm fatura

Passar a hora das 19h30 para as 20h00, mudar o local ou subir o código de vestuário para black tie significa reimprimir e reenviar papel. Num convite digital, o mesmo link mostra a versão corrigida. Um fornecedor que confirma tarde ou um lote que cai aparecem quase sempre depois de o convite já ter saído: decidam hoje como vão comunicar isso e fixem uma data-limite interna para alterações.

Confirmações dentro do convite, sem perseguir ninguém

As confirmações chegam na própria página, numa lista ordenada: não há um fio de mensagens com quarenta respostas soltas para reconstruir. Configurem só as perguntas de que precisam — se vem, quantos são, quem é o acompanhante — e definam quem revê a lista e a que horas ela fecha de vez. Com os lugares certos, o catering ajusta as mesas e a palmatória numera-se apenas para quem se vai sentar.

Fechem as cifras do leilão antes de abrir o editor e a gala não se reimprime. Comecem pelo design de teste, que é grátis, e publiquem o link quando os lotes, a hora e o local estiverem assinados.