Convites para jantar de gala com sorteio de mesas

Faltam três dias para o jantar de gala. A lista de confirmações está espalhada por quatro conversas, uma folha de cálculo a meio e duas pessoas que responderam 'talvez'. Se os convites para jantar de gala ainda não juntaram as respostas num só sítio, o seating chart vai decidir-se à porta, com o casaco no braço. E à porta não se decide.

Não precisas de um programa de gestão de eventos, precisas da ordem certa para os convites para jantar de gala com sorteio de mesas. O que pedir na confirmação, quando contar as cadeiras, quando sortear as mesas e como publicar o resultado sem dramas. Tudo antes de o primeiro convidado chegar.

O seating chart começa na confirmação, não à porta

A matéria-prima das mesas é a lista de confirmados. Se as respostas entrarem dentro do convite, caem ordenadas numa lista só, e não repartidas por oito conversas. Define uma data-limite visível, por exemplo dez dias antes, e escreve na própria cena do jantar que as mesas se fecham com os nomes confirmados nesse dia.

• A lista de confirmados é a matéria-prima: sem ela fechada, qualquer planta é um palpite.
• Põe a data-limite no texto do convite, no mesmo sítio onde se responde, para não repetires a regra pessoa a pessoa.
• Se alguém trocar de acompanhante em cima da hora, edita a cena: o mesmo link mostra a versão atualizada.
• Ninguém precisa de reabrir um envelope nem de procurar uma mensagem antiga para ver o que mudou.

Conta mesas e cadeiras antes de desenhar a planta

O formato decide o ambiente, e decide mais do que parece. Seis mesas de oito pessoas e dez mesas de dez repartem os convidados de formas muito diferentes, mesmo com o mesmo número total. Pensa também na mesa do bolo, no espaço para o brinde e na passagem entre mesas. Escolhe a forma antes de pegar no lápis.

Reserva uma mesa para quem confirmar tarde ou vier sozinho: é melhor uma mesa a meio do que enfiar uma cadeira extra na mesa 4 às 21h15. E traduz cada 'somos quatro' em quatro pratos. Crianças e acompanhantes também ocupam cadeira, e uma conta mal feita deixa-te sem lugar na mesa ao lado.

O seating chart decide-se com uma lista fechada, cadeiras contadas e um sorteio que todos veem.

Sorteio de mesas no jantar de gala: as regras

Monta a lista, fecha a data e sorteia com regras que todos entendem. Deixa de fora do bombo as mesas de compromisso, como a dos avós ou a dos pais, e sorteia só as mesas mistas. Faz o sorteio com um método visível — bolas, dados ou um gerador — à hora que anunciaste no convite: o que se vê não se discute. Escreve também a hora a que as mesas aparecem, para não te perguntarem uma a uma enquanto te vestes. Confere que o número do plano, o do cartaz na mesa e o do nome no cartão são iguais: um seis que não é o mesmo seis deita abaixo o sorteio em trinta segundos. Mantém o link vivo durante a festa: a hora do brinde e qualquer alteração de última hora veem-se no mesmo sítio onde responderam. Com um convite digital da Send The Joy tens o link, as confirmações ordenadas e as alterações sempre visíveis por 29,99 EUR, pagamento único.