Convites para jantar de gala: o mestre de cerimónias

Num jantar de gala com 80 pessoas, às 19h20 a música continua alta, metade dos convidados conversa de pé com a taça na mão e ninguém sabe se já se pode passar à sala. Os convites para jantar de gala costumam trazer a hora e o código de vestimenta, mas quase nunca dizem quem decide esse momento. É o mestre de cerimónias, e o nome dele devia estar no convite.

O papel dele começa no texto, não no salão. Uma linha com o nome, uma frase sobre a função e as horas certas evitam que cada mesa improvise o seu horário e que os convidados andem a perguntar o que acontece a seguir a quem serve as mesas.

O mestre de cerimónias apresenta-se no convite, não na sala

Um mestre de cerimónias não é apresentador de televisão nem DJ. Anuncia, marca tempos e dá a palavra. Se um convidado só descobre à mesa que existe alguém com essa função, já vão tarde: uma frase no convite — «A noite é conduzida por James Whitfield» — diz a quem olhar quando for hora de passar à sala.

• Nome completo e o tratamento que essa pessoa prefere: Mr James Whitfield, Dra. Amélia Hart ou apenas James, se o ambiente for de família.
• Uma única frase de função: «conduz os brindes e anuncia a ordem da noite». Com duas linhas, o convite já parece um programa.
• Hora de recepção e hora de jantar com margem — «19h00 recepção, 19h30 jantar» — para saber quando pedir que baixem a música.
• Se houver prosecco antes de se sentarem, escrevam-no: sem esse dado, ninguém sabe se às 19h20 toca a primeira chamada.

Convites para jantar de gala: nome, função e uma linha

Escrevam o nome como essa pessoa gosta de ser tratada. Sem currículo e sem telefone: quem tem uma dúvida de protocolo pergunta na mesa onde está sentado, não ao mestre de cerimónias no corredor. E se ele apresentar quem vai falar — «umas palavras da Sarah, a madrinha» — esse nome também pode aparecer no convite: assim o convidado reconhece a voz antes de ela começar.

Os brindes avisam-se. Digam quantos são e quando acontecem: «três brindes depois da sobremesa». Ninguém se levanta para fumar no momento em que a taça soa. Se o mestre de cerimónias vai pedir silêncio, acrescentem «pedimos silêncio durante os brindes»: quem leu antes não se ofende quando lhe olham na direção.

Um convite que diz quem conduz a noite poupa meio protocolo antes de a noite começar. O resto é deixar o mestre de cerimónias fazer o trabalho dele.

Se a ordem da noite mudar, o link muda com vocês

Atrasa-se o discurso ou muda o mestre de cerimónias? Num convite digital editam o texto e o mesmo link mostra a versão atualizada, sem reenviar nada. Quando alguém pergunta «a que horas é o brinde?», a resposta está na mesma página onde confirmou a presença, em vez de ficar perdida numa conversa de grupo. Não há reimpressões nem envelopes a repetir.

Leiam o convite como se fossem convidados: percebem quem conduz a noite, a que horas se sentam e quando se brinda? Com um convite digital da Send The Joy escrevem isto uma vez, mudam quando for preciso e o link continua o mesmo. Se quiserem papel para quem o vai guardar, o sensato é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas.