Convite para jantar de Natal da empresa: etiqueta e hora

Faltam três semanas para o jantar de Natal da empresa e o grupo da equipa já vai em quinze mensagens por causa da mesma dúvida: a que horas é, o que se veste, se pode levar acompanhante. Ninguém perguntou ao mesmo tempo, ninguém recebeu a mesma resposta, e quem organiza repete tudo outra vez no corredor, entre duas reuniões.

Um convite digital trata disto antes de a primeira pergunta aparecer. Uma página com a hora, o traje, o lugar e um sítio para confirmar. Quem abre o link fica a saber o que precisa, e ninguém tem de reencaminhar mensagens antigas para provar o que ficou combinado.

O código de vestuário cabe numa linha

Escreve uma peça de roupa, não uma intenção. «Fato escuro» ou «cocktail» entendem-se da mesma maneira no escritório e no armazém. «Elegante» quer dizer uma coisa diferente para cada pessoa e acaba em três telefonemas na véspera, quando já ninguém tem tempo de ir a casa trocar de roupa.

• Um só código, sem adjetivos: «fato escuro» ou «cocktail» lê-se da mesma forma em qualquer equipa.
• Se o restaurante tem escadas de caracol ou o aperitivo é num terraço em dezembro, escreve-se isso no convite: evita saltos altos impossíveis e casacos empilhados nas costas das cadeiras.
• Se o espaço pedir casaco três semanas antes, corrige-se o texto no editor e o mesmo link mostra a versão nova.
• O traje muda-se no mesmo campo onde está a data: uma edição e ninguém tem de reenviar nada.

A hora do jantar de Natal da empresa escreve-se duas vezes

«21h00 aperitivo ao balcão, 21h30 sentamo-nos.» Com as duas horas, quem chega às 21h15 sabe que não interrompeu o primeiro prato, e quem chega às 21h45 sabe que chega tarde. Uma hora só deixa toda a gente a adivinhar.

O mapa dentro do convite poupa o clássico «onde é que se estaciona?» no grupo da empresa, que quase sempre se responde mal e que alguém volta a perguntar no dia seguinte. Se mudar a sala, o restaurante ou a hora, não é preciso reenviar nada: o link é o mesmo desde o primeiro dia e os convidados veem a hora corrigida.

Duas horas escritas no convite valem mais do que dez mensagens no grupo.

Confirmar é cortesia, e nota-se

Duas perguntas chegam para arrumar a mesa: «vens?» e «vens com acompanhante?». O resto pergunta-se em pessoa, no corredor, como sempre se fez. As respostas ficam numa lista ordenada dentro do próprio convite, por isso ninguém tem de reconstruir o grupo para saber quem falta responder. E o prazo escreve-se com data — «até 5 de dezembro» —, não com um «quanto antes», que em dezembro ninguém lê da mesma maneira.

O menu escreve-se tal e qual — entrada, prato, sobremesa — para que cada um saiba o que o espera e com o que vai brindar. Diz-se também se a empresa paga o jantar e as bebidas ou só o jantar: é a dúvida que ninguém faz em voz alta e a que dá mais conversa de corredor. Do que for de alergias ou restrições fala-se em pessoa, com quem organiza — é conversa, não formulário.

Se alguém for de papel, o sensato é o de sempre: link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as guarde numa gaveta. Depois escolhe um design, testa-o grátis no editor e publica o link. Os colegas abrem-no no telemóvel, sem instalar nada, e confirmam. No dia seguinte dá para trocar a foto de capa pela do brinde: quem abrir o link vê a versão nova.