Convite digital para jantar de gala com sorteio de mesas

São 21h05 num jantar de gala e há uma família de pé a olhar para as mesas, à procura de um lugar que não existe. Ninguém lhes disse que os lugares eram sorteados à entrada, por isso cada um senta-se onde encontra cadeira livre. É um problema que se resolve com uma frase escrita antes do dia: «As mesas são sorteadas à chegada, um papel por pessoa». Um convite digital leva essa frase, a hora do sorteio de mesas e o formulário de confirmação na mesma página — e podes criá-lo e enviá-lo hoje a partir do catálogo.

O sorteio de mesas em si não tem nada de complicado. Falha quando o convidado descobre a regra já à porta do salão, no momento em que só quer sentar-se. Quando a regra chega antes — com hora, sistema e confirmação —, o sorteio passa a ser a primeira brincadeira da noite e deixa de ser uma discussão sobre quem fica com quem.

A regra do sorteio lê-se antes de chegar

Escreve a norma no convite, curta e literal. «Organização de mesas a definir» faz o contrário do que se pretende: quem lê assume que há lugares marcados e aparece a perguntar qual é o seu. A regra tem de responder sozinha às três perguntas que vão surgir à porta: quando é o sorteio, o que exatamente se sorteia e se quem confirma em par fica com um papel ou com dois.

• Uma frase única dentro do convite: «As mesas são sorteadas à chegada, um papel por pessoa».
• A hora exata, por exemplo durante o copo de boas-vindas, antes de abrirem as portas do salão.
• O que acontece a casais e grupos: um papel para o casal ou dois números seguidos, escrito antes e não explicado à frente da mesa 7.
• Quem anuncia o sorteio em voz alta e tira o primeiro número: o anfitrião ou o mestre de cerimónias.

O sorteio começa numa taça de cristal

O sistema mais simples costuma ser o que funciona melhor: papéis dobrados dentro de uma taça larga, em cima da mesa de receção. Cada convidado tira um número ao entrar e esse número é a sua mesa. Sai barato, lê-se de longe e dá uma fotografia de abertura que se tira sozinha. O que estraga tudo são papéis escritos à pressa a marcador grosso: leem-se mal a um metro e obrigam a repetir o número três vezes com a música alta.

Se preferires outra montagem, há duas que resultam igualmente bem. Envelopes fechados em cima do prato de cada lugar, abertos ao mesmo tempo antes do primeiro prato — dá o mesmo com 60 ou com 300 convidados. Ou sorteio por cor: fitas vermelhas, verdes e azuis, e mesas com o centro de flores dessa cor. Não é preciso ler nada e o salão move-se depressa. Em qualquer dos casos, se houver mesa de honra, família do homenageado ou um patrocinador com lugar pago, o sorteio limita-se ao resto do salão — e isso também se escreve no convite.

O sorteio só é divertido quando a regra já é conhecida por todos. Se tens de a explicar à porta do salão, o momento já passou.

Convite digital: porque aguenta o sorteio de mesas

A regra escreve-se numa cena do convite — por exemplo na «Cena longa» — com a hora, o sistema e o que se sorteia. Como é uma página web e não um PDF, o convidado abre sempre o mesmo link e vê a versão em vigor. Se o salão mudar a hora do sorteio ou o nome do espaço, editas depois de enviar e ninguém tem de reenviar nada. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, por isso sabes quantos lugares precisas antes de decidir quantas mesas e quantos números entram na taça. Monta o teu convite digital a partir do catálogo e envia o link hoje.