Convite digital: como fechar a lotação do batizado

É sábado à tarde e a mesa da cozinha está coberta de papéis: a planta da igreja, o orçamento do restaurante e quarenta mensagens no WhatsApp a dizer que talvez vão. O batizado é dentro de três semanas e ainda não sabes quantos lugares precisas. A lotação do batizado não se adivinha: conta-se em dois sítios, a igreja e o restaurante, e fecha-se numa lista de confirmações. Com um convite digital crias essa página hoje mesmo, escolhes um design do catálogo e envias o link sem imprimir nada.

O erro é quase sempre o mesmo: contar lugares como se fossem todos iguais. Um banco de igreja não senta o mesmo número de pessoas que uma mesa redonda, e um bebé ocupa espaço mesmo sem comer do menu. Estas são as contas que costumam falhar.

A igreja conta-se por bancos, não por lugares de pé

Antes de dares um número à paróquia, pergunta quantos bancos tem a igreja e quantos lugares leva cada um. Um banco de quatro metros senta seis adultos com folga ou oito apertados, com crianças pelo meio. Doze bancos cheios são cerca de 72 lugares sentados, não os 150 que caberiam com todos de pé. Quem fica no corredor assiste à cerimónia, mas não vê a pia batismal e bloqueia a passagem.

• Pergunta na paróquia o número real de bancos e quantos lugares leva cada um, em vez de contar pela lotação total do edifício.
• Os três primeiros bancos são para os avós, os padrinhos e os irmãos; os outros só enchem se a hora exata estiver clara no convite.
• Conta os bebés ao colo e os cadeirões: são lugares sentados que ficam ocupados por quem segura a criança.
• Quem fica de pé não entra na conta dos bancos, mas tapa a saída e as fotografias: avisa com tempo o horário.

O restaurante cobra por mesa fechada, não por cadeira vazia

A mesa redonda normal leva dez adultos. Com cadeirão e carrinho de bebé ao lado, leva oito. Confirmar 63 pessoas não é pagar 63 lugares: ou pagas sete mesas, ou seis mesas mais três lugares soltos, e é isso que aparece na fatura.

Antes de dares o número ao restaurante, arredonda sempre para mesa completa. É a diferença entre 60 e 70 convidados na conta final.

A igreja conta-se por bancos, o restaurante por mesas, e as confirmações ficam todas na mesma lista.

Um lugar que se liberta à última hora usa o mesmo link

A avó não pode ir ou aparece um primo com dois filhos em cima da data. Editas a página do batizado depois de a teres enviado e o link continua o mesmo: ninguém recebe uma segunda mensagem. Mudar a hora, o local, o mapa ou o código de vestuário também não obriga a reenviar nada, porque quem abre o link vê a versão atualizada.

Convite digital e lotação do batizado: fechar os números

O convite digital é uma página web do teu evento, não um PDF. Partilha-se com um link ou um QR, os convidados abrem no telemóvel sem instalar nada e as confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, com as perguntas que configurares. Custa 29,99 EUR, pago uma só vez, sem subscrição, e existe em sete idiomas. Se alguém quiser um papel para guardar, a saída sensata é o link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as vai arquivar. Antes de assinares o menu, fecha a conta: a igreja por bancos, o restaurante por mesas e as confirmações num único sítio. Podes criar a tua agora e enviá-la ainda hoje.