Convite digital: etiqueta num jantar de gala com dança

Faltam três semanas para o jantar de gala com espetáculo de dança e a conversa já não é sobre o menu: é sobre quem fica de frente para o palco. Na mesma semana, três convidados perguntam o que vestir e outros tantos ainda não confirmaram. Com um convite digital do catálogo da Send The Joy, crias a página do evento e envias hoje mesmo; cada resposta fica guardada dentro dessa página, numa lista ordenada.

O trabalho de casa é outro: decidir o protocolo e o critério das mesas antes de desenhar o plano. Feito isso, escrever tudo no lugar certo leva menos tempo do que responder a mensagens soltas à uma da manhã. Não é glamour nenhum, é logística — e resolve-se numa tarde.

Numa gala com dança, a mesa reparte-se antes do vestido

Desenha a sala como um plano de teatro. Quem olha de frente para o palco janta de uma maneira; quem fica de perfil tem outra noite. Isso pesa mais do que a distância ao bar. Numera as mesas a contar do palco, não da porta: quem entra pelo fundo lê «mesa 1» como a mais distante e chega tarde ao próprio lugar. Reserva uma mesa de ligação junto à pista para o grupo que só aparece à última hora — mudar cadeiras a meio do jantar é a única coisa que estraga mesmo uma gala.

• Plano da sala desenhado a partir do palco, com a fila da frente marcada antes de escolher os lugares.
• Numeração das mesas a contar do palco, escrita no convite, para ninguém ter de adivinhar.
• Uma mesa de ligação junto à pista, para quem confirma em cima da hora.
• Código de vestimenta e hora de abertura das portas no mesmo bloco de texto.

O código de vestimenta cabe numa linha

Escreve «smoking» ou «vestido comprido» em vez de «etiqueta rigorosa». Dois convidados leem coisas diferentes na mesma frase e um deles aparece de blazer azul-marinho.

Um espetáculo de dança obriga a mexer e a olhar para cima. Avisa se há escadas até ao camarote ou se o salto fino se aguenta numa plateia inclinada. E põe o código de vestimenta no mesmo bloco da hora: um black tie às sete da noite não se veste como um black tie às nove. Se a dança tem intervalo, diz também.

A confirmação é a primeira coreografia

Configura as perguntas que precisas — nome, acompanhante, se fica para o espetáculo — e as respostas aparecem todas na mesma lista. Deixa de reconstruir o número de lugares a partir de mensagens antigas. O convidado abre o link no navegador e confirma dali, sem instalar nada.

Se a hora muda, o link é o mesmo: ninguém recebe um segundo convite.

O convite digital atualiza o protocolo sem reenviar nada

Editas a hora, o mapa, o código de vestimenta ou a frase de capa e o link continua a ser o mesmo: quem já o abriu vê a versão nova da próxima vez. Podes ainda escolher a foto de capa e trocá-la pela do espaço já montado sem tocar no resto. A página existe em sete idiomas e o conteúdo pode ser configurado por idioma — útil quando chega público de fora e o programa tem de se entender da mesma maneira. Se alguém quiser papel, imprime algumas cópias para quem guarda recordações e deixa o link para todos os outros. Escolhe um design, preenche os campos e envia: o protocolo fica fechado antes de começares a distribuir lugares.