Convite digital para jantar de gala com planta de mesas

São 20h50, a sala está cheia e há alguém de pé à entrada com o telemóvel na mão a perguntar onde fica a Mesa 7. Quem serve aponta para o fundo, a pessoa atravessa a sala com o casaco no braço e senta-se na cadeira errada. Acontece sempre que a planta de mesas existe apenas na cabeça de quem organizou. Um convite digital resolve isso no momento em que é enviado: podes criar o teu hoje, a partir da coleção, e cada convidado vê o seu lugar antes de sair de casa.

Num jantar de gala, a planta de mesas e as precedências tratam-se dentro do próprio convite. O número da mesa, a hora exata do brinde e a ordem do serviço chegam ao telemóvel de cada convidado. Ninguém chega à gala a perguntar onde se senta.

A precedência decide-se antes do menu

Num jantar de gala, a mesa de honra fecha-se primeiro: os anfitriões, o convidado de honra e quem vai fazer o brinde. Enquanto esses quatro ou seis nomes não estiverem fixos, não se toca em mais nenhuma mesa. A precedência não é simpatia, é ordem: cargo, antiguidade, grau de parentesco ou distância percorrida para vir. Quem atravessou o país senta-se mais perto do anfitrião do que o vizinho da esquina.

• A mesa presidencial fica identificada e separada das restantes mesas numeradas.
• Quem fez mais quilómetros ou tem mais anos de casa senta-se mais perto do anfitrião — a ordem explica-se sozinha.
• Dois convidados do mesmo grupo que não se falam desde o último jantar resolvem-se com mesas diferentes, sem anunciar nada a ninguém.
• Mesas redondas de 8 a 10 pessoas, com a mesma regra para todos: ou todos levam par ou ninguém leva.

Como criar convites digitais para um jantar de gala com planta de mesas

Numera as mesas — Mesa 1, Mesa 2, Mesa 7 — em vez de as batizar com flores ou cidades. Um número encontra-se de relance na sala; um nome obriga a perguntar a quem serve. No plano de mesas, marca também o que não tem número: a porta de entrada, o bar, o palco e a mesa do bolo. É a primeira coisa que procura quem chega sozinha com o saco na mão.

Cruza a planta três vezes: quando fechas as confirmações, dois dias antes e na manhã do jantar. Cada mudança de última hora é uma cadeira que muda de sítio antes de alguém se sentar nela. E escreve a hora do brinde no mesmo lugar onde está a planta, para não existirem duas versões da mesma noite.

Uma planta de mesas só serve para algo se o convidado a puder ler antes de sair de casa.

O convite digital leva a planta ao telemóvel de cada convidado

A informação do jantar vive num link. Podes editar a hora, o local, o mapa, o código de vestuário ou uma frase depois de o teres enviado, e o link continua o mesmo: se o brinde passa das 22h00 para as 22h30, não reenvias nada. Podes acrescentar uma cena própria com o texto da planta ou uma fotografia da mesma, além de até seis fotografias do evento, e escolher qual delas é a capa. O convidado abre o link no navegador do telemóvel, sem instalar nenhuma aplicação, e já sabe a que mesa vai. Nota honesta: o convite não atribui mesas sozinho nem gere lotação — a planta és tu que a decides. E é 100% digital, não imprime papel. Se alguém da organização quiser uma cópia física, a solução sensata é combinar: link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as for guardar.

O RSVP que chega sozinho, sem perseguir ninguém

As confirmações entram dentro do mesmo convite e aparecem numa lista ordenada: acaba a contagem feita à mão a partir de mensagens soltas na noite anterior. Podes configurar as perguntas do formulário — um sim ou não, o número de acompanhantes por convite. Menus, alergias ou transporte não vale a pena meter ali: isso pergunta-se à parte. E quando a planta depende do número final de confirmados, ter a lista num só sítio muda a ordem do trabalho: primeiro fecha-se a lista, depois desenham-se as mesas.

Antes de desenhar a primeira mesa, decide onde é que o convidado vai ler o seu lugar. Um convite digital permite publicar a planta, corrigi-la no mesmo dia e ter as confirmações numa única lista, por 29,99 EUR e sem subscrição. Podes testar o design grátis, sem pagar, e deixar que ninguém chegue à gala a perguntar onde se senta.