Convite digital para jantar de aniversário de empresa

Faltam três semanas para o jantar de aniversário de empresa e a lista de confirmados continua espalhada por um grupo de WhatsApp com quarenta respostas soltas. Um diz que vai, outro diz que talvez, a direção pergunta quantos lugares reservar e ninguém consegue responder ao catering. Um convite digital resolve isto antes de existir a primeira mesa: escolhes um design no catálogo, personalizas a portada e envias hoje mesmo um único link a toda a equipa.

Não é um PDF nem um cartaz digitalizado. É uma página do evento, com as cenas que precisares, que cada convidado abre no navegador do telemóvel e onde confirma presença sem instalar nada.

O convite digital é a memória da empresa no jantar de aniversário

Quem entrou na equipa em janeiro não viveu os primeiros anos e mesmo assim tem de perceber o que se está a celebrar. Na portada cabem até seis fotos próprias, e podes marcar qual delas abre a página: a fotografia do grupo do primeiro ano ao lado da equipa de hoje diz mais do que qualquer frase feita. Cada dado vai no seu campo — o rótulo com o ano de fundação, os nomes, a data, a frase e o lugar — e todos têm contador de caracteres para o lema não sair do desenho.

• O nome exato do evento e o ano: «25 anos» na portada, não «celebração corporativa».
• Data, hora e morada escritas uma única vez e conferidas com o contrato do espaço.
• Código de vestimenta numa linha, com um exemplo real para ninguém ficar na dúvida.
• Uma foto da equipa dos primeiros anos e outra da equipa atual: são elas que dão tom de memória, não de folheto.

O RSVP arruma a sala antes de existir a planta

As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada. É essa lista que levas para a folha onde desenhas as mesas, em vez de um chat com quarenta respostas perdidas.

As perguntas do formulário configuram-se: se precisas de saber quem vem com acompanhante ou quem fica para o brinde final, perguntas aí e não num grupo de mensagens. A quem não respondeu, reenvias o mesmo link à mão. A página não persegue ninguém sozinha, mas também não te obriga a reimprimir nada.

A página não serve para decorar o aniversário: serve para saberes quem vem e para ninguém ter de perguntar a hora outra vez.

O que contar em cada cena: do limiar de cal à mesa longa

As cenas são encadeadas e personalizáveis. Uma para a receção, com a data e o lugar. Outra com o código de vestimenta — por exemplo, «fato escuro, sem gravata». Outra para o jantar e o brinde. A morada e o mapa corrigem-se no editor e o convidado vê a versão atualizada ao abrir o mesmo link, sem mensagens de última hora com a localização. Se a empresa tem sedes em vários países, o conteúdo configura-se por idioma: a plataforma está em espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português e alemão.

Convites digitais ou cartão em papel: quanto custa e quando não é a opção

Há comités que querem um cartão físico para emoldurar. Nesse caso a solução sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as vai guardar. E é preciso que o convidado tenha telemóvel, tablet ou computador com ligação — numa equipa muito dispersa, vale avisar por correio interno que o convite chega por link. O preço é claro: 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição, seja o jantar num salão ou no pátio da fábrica.

Se o jantar tem de contar vinte e cinco anos e, ao mesmo tempo, dizer-te quem vai, monta a página e envia um só link a toda a equipa. Começa pela coleção, testa a portada sem pagar e publica.