Convite digital: a etiqueta da confirmação de presença

O jantar é sábado, o link do convite digital foi enviado há oito dias e a lista de confirmações continua a meio. Três pessoas responderam, duas escreveram «depois confirmo» e já lá vão três mensagens para o mesmo grupo. O problema não é a lista de convidados: é que o prazo e a forma de responder não ficaram escritos no sítio certo. Um convite digital cria-se e envia-se hoje mesmo a partir do catálogo — e resolve boa parte disto antes de acontecer.

A etiqueta da confirmação de presença não se decide no WhatsApp: decide-se antes de enviar o convite. Quem organiza define a data limite, escreve-a onde as pessoas vão responder e só depois partilha o link.

O prazo do RSVP escreve-se dentro do convite digital

Uma data limite perdida numa mensagem desaparece entre memes e áudios. Escrita no próprio convite digital, fica à vista no mesmo sítio onde a pessoa responde. Dá um prazo real: se o jantar é no sábado, fecha na sexta ao meio-dia — sobra a tarde para contar cadeiras e avisar o restaurante. E a data não se muda duas vezes: à segunda, ninguém a leva a sério.

• Data limite com dia e hora: «confirma até sexta, 12 de junho, às 12h00», não um «confirma rápido».
• O prazo fecha pelo menos um dia antes da celebração, nunca na mesma manhã.
• Data escrita como se lê — «sexta, 12 de junho» em vez de «12/06» — para não haver trocas.
• O mesmo prazo para todos os grupos, sem exceções de última hora para os mais chegados.

Como pedir confirmação de presença sem parecer cobrança

Espera-se cinco a sete dias depois de enviar o link e manda-se um lembrete, um só. Curto, no mesmo fio da conversa, com o link outra vez e a data: «Aqui vai o convite de novo, fecha no dia 12.» Sem «só por precaução», sem reticências. O lembrete que incomoda é o que se manda quatro vezes, não o que se manda uma.

A pergunta também conta. «Vem ao jantar de sábado?» convida a responder; «confirme a sua presença» parece um assunto de escritório. Convém deixar uma saída elegante para o não — «se não puder ir, avisa até dia 12 e o lugar fica guardado» — e fechar com o motivo, não com a ordem: «quem responder até dia 12 tem o lugar garantido.»

O prazo escreve-se no convite, o lembrete manda-se uma vez e a lista fecha-se à hora anunciada. O resto é perseguição.

Quando fechar a lista e o que fazer com quem não responde

A lista fecha à hora anunciada. Se o prazo era sexta às 12h00, no sábado de manhã já não há mudanças de menu. A quem não respondeu escreve-se uma vez, em privado e sem censura: «Se não conseguir confirmar até às seis, deixo o lugar livre.» Depois guarda-se a lista fechada num só sítio: nomes, acompanhantes e quem avisou que não vem. É aqui que os convites digitais resolvem a parte chata: as confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, em vez de espalhadas por cinco conversas. As perguntas do formulário configuram-se uma a uma, por isso pede-se exatamente o que é preciso saber e nada mais. E se mudar a hora ou o sítio, edita-se o convite: o link é o mesmo, todos veem a versão atualizada e ninguém tem de instalar uma app para responder do telefone. Dá para começar hoje — prova o design grátis, publica e deixa as respostas chegar em ordem.