Convite digital: erros na gala com entrega de prémios

São 21h10, o primeiro prato já saiu e ainda entra gente no salão. Metade dos convidados achou que a entrega de prémios era depois da sobremesa; a outra metade não sabia se havia copo de boas-vindas antes. Estes erros no convite digital de um jantar de gala com entrega de prémios resolvem-se antes de o link sair: podem criar e enviar o vosso hoje a partir do catálogo.

O que vem a seguir não é sobre decoração nem sobre o menu. É sobre o que fica escrito: horas, números, dress code e as perguntas que vocês vão fazer às 23h00 com a lista de confirmações na mão.

Convite digital: o jantar começa antes da entrega de prémios

Uma gala com prémios tem pelo menos dois momentos: a receção e a cerimónia. Se o convite diz apenas «jantar às 21h00», metade da sala aparece quando o primeiro prato está na mesa e a outra metade chega a correr para o discurso. A portada tem de dizer as duas horas.

• Duas horas na portada — «copo de boas-vindas 20h30» e «entrega de prémios 22h00». Com uma só hora, cada convidado escolhe a sua.
• Quanto dura o bloco de prémios — «45 minutos, 9 categorias». Quem só quer o brinde final decide com essa informação à frente.
• O espaço exato da entrega, se não for na mesma sala — «salão dourado, piso 1». Evita o corredor de gente perdida à procura do palco.
• Uma linha sobre o que acontece entre os dois momentos: cocktail de pé ou mesa sentada. Muda a hora a que se chega e o que se veste.

Convites digitais: o aforo fecha-se com uma lista, não com um chat

Um «+1» escrito num grupo de WhatsApp não entra em nenhuma conta de cadeiras. Com um chat, as confirmações ficam espalhadas por três conversas e um email que ninguém abre. Num convite digital, as respostas chegam a uma lista ordenada dentro da própria página da invitação.

Se o espaço tem limite de lugares, publiquem a data-limite de confirmação na portada, não na última linha. E peçam o número de pessoas por convite: é a diferença entre 80 e 110 pratos.

O convite não é o cartão que se manda: é o sítio onde a noite fica combinada.

Um convite digital aguenta o guião alterado

O guião muda. O prémio de melhor equipa adianta-se e a entrega arranca às 21h30 em vez das 22h00. O dress code passa de «black tie» a «black tie opcional». Num convite digital editam a cena e o link continua a ser o mesmo: ninguém reenvia nada nem reimprime. O convidado abre o mesmo link no telefone e vê a versão atualizada, sem instalar nada.

O dress code explica-se com uma foto, não com três parágrafos

Uma foto de capa com a luz real do evento — toalhas escuras, luz quente — diz mais do que a palavra «elegante». Escrevam o dress code com termos que se encontrem no armário: «fato escuro, sem gravata» funciona melhor do que «formal». E se há prémios e fotos de entrega, avisem: quem sobe ao palco gosta de saber que há câmara antes de subir.

O depois pergunta-se ao confirmar

As perguntas que interessam decidem-se às 23h00, com a lista na mão: «ficas para o brinde final?» e «quantos vêm?». Configurem-nas no formulário de confirmação e cada convidado responde no mesmo link, do telefone. Se a noite tem jantar e cerimónia, acrescentem «vêm a tudo ou só ao bloco de prémios?» e cada troço da noite fica com o seu número.

Se o guião mudar à última hora, o convite tem de acompanhar. Experimentem o design de graça, personalizem a portada com os vossos dados e publiquem quando a noite estiver fechada — não quando o cartão já não pode ser corrigido.