Convite digital ou Google Forms num jantar de gala

Faltam três semanas para o jantar de gala e o espaço muda a hora de início das 21h00 para as 20h30. Quem organiza abre o Google Forms, corrige a pergunta e só então percebe o problema: o link enviado na semana passada continua a mostrar a hora antiga, e não há forma de saber quem já o abriu. Se andas a comparar alternativas ao Google Forms para convites de jantar de gala, o problema não é o formulário em si — é que ele nunca foi pensado para uma noite destas. Um convite digital faz-se e envia-se hoje mesmo a partir do catálogo.

A diferença não é de estilo. É de controlo: saber quem vem, quem ainda não respondeu, e poder corrigir a hora sem repetir a mesma mensagem a trinta pessoas.

O Google Forms não distingue o presidente da comissão do primo de última hora

Num formulário, a pergunta «vais?» pesa exatamente o mesmo para o presidente da comissão e para o primo que se lembra na quinta-feira. Não há rótulo com o nome do salão, não há fotografia da mesa posta, não há nada que diga ao convidado que aquela noite é diferente das outras. As respostas caem todas numa folha de cálculo, longe do convite.

• Não veste a noite: não tem sítio para o rótulo do salão, para a foto da ementa nem para o código de vestimenta.
• Não tem cenas: o convidado recebe um link com caixas de seleção, não a entrada do espaço.
• As confirmações vivem numa folha de cálculo, fora do convite, e obrigam a cruzar nomes à mão para saber quem falta.
• Mudar a hora significa reenviar tudo e ficar à espera que ninguém abra a versão antiga.

O convite digital veste a gala: rótulo, foto e dress code na mesma página

É uma página web do evento, não um PDF: abre no navegador sem instalar nada e as cenas encadeiam-se como a própria noite — o limiar, o jantar comprido, o último baile. Personalizas campo a campo, com contador de caracteres e pré-visualização imediata, e podes usar até seis fotos tuas, que se encaixam sozinhas no molde. A capa escolhe-se e troca-se quando o espaço mandar uma imagem melhor do montagem, sem mexer no resto.

Se a hora muda, editas a cena e o link fica o mesmo: ninguém tem de procurar uma mensagem de há três semanas. As confirmações chegam dentro do convite, numa lista ordenada, com as perguntas de RSVP que configurares.

A diferença entre um formulário e um convite digital não está no desenho: está em saber quem vem e em poder mudar a hora sem reenviar nada.

Google Forms, PDF ou convites digitais: o que cada um resolve

O Google Forms é gratuito e serve para uma marcação informal: não tem presença e deixa a lista de confirmados fora do convite. Um PDF ou uma imagem fica bonito no ecrã e não recolhe resposta nenhuma; quando a hora muda, voltas a enviar o ficheiro com outro nome e ficas à espera que ninguém abra o antigo. Os convites digitais custam 29,99 EUR por convite, em pagamento único e sem subscrição, com o conteúdo configurável em sete idiomas. Há limites, e são simples: é tudo digital, por isso não imprime nem envia papel — se alguém quiser guardar a recordação, junta o link para todos e imprime umas quantas cópias. Os convidados precisam de um telefone, tablet ou computador com ligação. Podes testar o desenho de graça, editar a capa e publicar com um botão quando estiver como queres; a partir daí, mudar a hora não obriga a reenviar nada.