Convite de casamento para 200 convidados: design e logística

São onze da noite e estás a fazer scroll no grupo de WhatsApp do teu convite de casamento para 200 convidados. Procuras a morada da quinta. Já passaste por fotos do vestido, por um áudio de dois minutos e por três mensagens sobre o menu. A morada existe, mas está enterrada entre trezentas mensagens.

Um convite de casamento para 200 convidados não é um problema de design: é um problema de logística. Cada vez que a informação muda ou não está onde devia, o trabalho multiplica-se por duzentos. Estes são os erros que se repetem e como os resolver antes de publicares.

Um convite de casamento para 200 convidados não cabe num PDF

Quando envias o convite como imagem ou PDF para um grupo de duzentas pessoas, quem procura a morada duas semanas depois tem de fazer scroll entre trezentas mensagens. Um link abre-se quando fizer falta e continua lá, no mesmo sítio, sem que ninguém tenha de o procurar.

• Um link abre-se quando fizer falta e continua lá. Um PDF enterra-se no meio da conversa.
• Para quem não mexe bem no telemóvel, imprime umas quantas cópias com um QR. O link fica para todos os outros.
• O link abre-se no navegador do telemóvel, do tablet ou do computador. Ninguém instala nada.
• Podes trocar a capa, os textos ou o mapa depois de enviar, sem que o link mude.

A hora que muda não se avisa duzentas vezes

Se o copo de água passa das seis para as sete, no papel isso obriga a reimprimir e a avisar pessoa a pessoa. Com um link, editas a hora e quem abrir o convite vê a versão de hoje.

O mesmo vale para a morada, o mapa, o código de vestimenta ou a frase que já não vos representa. Corriges sem reenviar nada e o link não muda. O link do primeiro dia continua a funcionar na semana do casamento, também para quem só o abre à última hora.

Com 200 convidados, o design é a parte fácil. O que decide o dia é ninguém ter de perguntar onde, quando ou como confirmar.

As alergias não vão no formulário de confirmação

Alergias, menus, intolerâncias ou uma cadeirinha de bebé pedem uma conversa à parte: telefone, email ou diretamente com o catering. O convite não é o formulário do catering, e misturar as duas coisas enche a lista de respostas que ninguém vai ler. O que tem de ficar claro dentro do convite é o essencial: data, hora, lugar e até quando se pode confirmar. Se há menu, escreve a quem se pergunta. Depois, as confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, sem andares a juntar respostas de três conversas diferentes. Fecha com uma data limite e pede um sim ou um não. Monta o teu convite digital, prova a capa grátis e publica-o quando os 200 nomes estiverem escritos exatamente como se escrevem.