Invito di matrimonio per 200 invitati: il design è logistica

Mancano tre settimane. Nel gruppo WhatsApp da 200 persone qualcuno chiede a che ora è la cerimonia. Scorri verso l'alto: la foto della partecipazione, un vocale di due minuti, tre messaggi di auguri. La risposta c'è, da qualche parte, tra il messaggio 180 e il 220. Intanto gli sposi ricevono altre quattro domande identiche, e nessuna riguarda l'invito.

Con 200 invitati la grafica è la parte semplice. Il difficile è la logistica: chi apre il link quando serve, chi vede l'aggiornamento senza che tu debba scrivere 200 volte, chi conferma una volta sola. Un invito digitale è una pagina web con il vostro indirizzo e i vostri orari, non un file da scaricare e ritrovare. Ecco cosa controllare prima di pubblicare.

Un invito di matrimonio per 200 invitati non sta in un PDF

Se mandi l'invito come immagine o PDF in un gruppo da 200 persone, chi cerca l'indirizzo due settimane dopo deve aprire la galleria, ritrovare il file e sperare che sia la versione giusta. Un link si apre quando serve, resta salvato nella chat e mostra sempre la versione aggiornata.

• Sostituisci il file con un link: si apre nel browser del telefono, del tablet o del computer.
• Per chi non usa il telefono, tieni da parte poche copie stampate con un QR.
• Nessuna app da installare: l'invito si apre nel browser e la conferma si invia dallo stesso schermo.
• Le conferme arrivano dentro l'invito, in un elenco ordinato, non sparse tra tre conversazioni.

L'orario che cambia non si annuncia 200 volte

La sala chiede di spostare la cena alle 21. Su carta vuol dire ristampare e avvisare uno per uno. Con il link apri l'editor, cambi l'orario e gli invitati vedono subito la versione nuova: il link resta quello che hai mandato il primo giorno.

Vale anche per il codice di abbigliamento, la mappa o una frase che non vi rappresenta più. Correggi, salvi, e chi apre l'invito la settimana del matrimonio trova le informazioni giuste, anche se non ha mai risposto.

Le allergie non vanno nel modulo di conferma

Allergie, menù e seggioloni chiedono una conversazione a parte: una telefonata, una email o direttamente chi cucina. L'invito non è il modulo della cucina, e mescolare le due cose riempie l'elenco di risposte che nessuno legge. Nell'invito devono restare chiari quattro dati: data, orario, luogo e entro quando confermare. Se c'è un menù da scegliere, scrivi a chi si chiede, così non ricevi 200 versioni della stessa domanda.

Con 200 invitati il design è la parte facile: quello che decide la giornata è che nessuno debba chiedere dove, quando o come confermare.

Il nome scritto male si ripete su ogni tavolo

Rileggete i 200 nomi, gli accenti e l'ordine dei cognomi prima di premere pubblica: un errore salta fuori sul cartello all'ingresso e ogni volta che riscrivete quel nome. Potete caricare fino a sei foto vostre e scegliere quale va in copertina: è la prima cosa che si vede, quindi prendete una foto in cui vi riconoscete entrambi. La copertina la provate gratis, senza pagare: vedete il vostro nome e la data sul vostro telefono e correggete quello che non torna. Quando i 200 nomi sono scritti esattamente come si scrivono, pubblicate.