Invito digitale: quando inviare quello della cena di gala

Siamo a metà settembre, la cena di gala è un sabato di novembre e nella chat del comitato qualcuno scrive: «Ma gli inviti quando li mandiamo?». La tentazione è aspettare il menù, il dress code e la piantina del parcheggio. Il problema è che a ottobre le agende sono già piene. Un invito digitale si sceglie dal catalogo, si personalizza e si invia lo stesso pomeriggio: ecco quando inviare gli inviti di una cena di gala senza avere ancora tutto deciso.

Il calendario di una gala si regge su due date: il giorno in cui parte il link e il giorno entro cui si conferma. Tutto il resto — sala, orario dell'aperitivo, mappa — vive dentro la stessa pagina e si corregge senza rimandare niente a nessuno.

Otto settimane prima: quando inviare gli inviti di una cena di gala

Se la cena è un sabato di novembre, il primo invio cade nella seconda settimana di settembre, prima che le agende si riempiano di cene aziendali e viaggi di fine anno. Non serve avere il menù: servono data, ora e luogo. Chiudi prima le due ore che contano — l'aperitivo e il momento in cui ci si siede a tavola — perché gli invitati decidono sull'orario, non sul mese. E scrivi la scadenza dentro l'invito: «confermare entro il 20 ottobre». Così smetti di ripeterlo in ogni conversazione.

• 8 settimane prima: parte il link, con data, ora e luogo già chiusi.
• 4 settimane prima: la scadenza per confermare è scritta dentro l'invito.
• 3 settimane prima: primo promemoria manuale, solo a chi non ha ancora risposto.
• 10 giorni prima: secondo promemoria; a 5 giorni, ultima occhiata a mappa e orario sullo stesso link.

Il primo invio è già un invito digitale, non una bozza

Il link esce con data, ora e luogo chiusi. Se a ottobre l'hotel sposta la cena dalla sala blu al giardino, modifichi l'invito e il link resta lo stesso. Mandalo su WhatsApp ai più vicini e via email a chi tiene al protocollo: nessuno deve installare niente, si apre nel browser del telefono.

La carta tienila per il ricordo. Se il comitato vuole una copia stampata per il libro delle firme, stampane tre, non trecento. Con gli inviti digitali non c'è nessuna busta da ristampare quando cambia un dettaglio.

Un invito che si corregge senza rinviare il link è l'unico modo per non rincorrere nessuno la settimana della gala.

Promemoria: due date, non venti messaggi

Segna due promemoria manuali: uno a tre settimane dal giorno, uno a dieci giorni. Il secondo mandalo solo a chi non ha ancora risposto. Se cinque giorni prima il dress code passa a «smoking», non devi rimandare niente: chi apre il link vede la versione aggiornata. E le conferme arrivano dentro l'invito, in un elenco ordinato: non c'è da recuperare risposte tra i messaggi della chat.

La settimana della gala, il lunedì, chiudi il numero con il ristorante: a quel punto l'elenco delle conferme è già lì, ordinato. I tavoli li monti fuori, nel tuo foglio di calcolo: l'invito non assegna i posti, ma ti dice nome e cognome di chi viene. La mappa e il punto di ritrovo per l'aperitivo si correggono anche la mattina stessa, senza toccare il link che hanno tutti.

Quanto costa un invito digitale per una cena di gala

Un invito digitale costa 29,99 EUR, pagamento unico e nessun abbonamento: niente stampe, niente spedizioni da quadrare con il comitato. Puoi provare il design gratis, e quando la data è chiusa pubblichi con un pulsante. Se la gala è a novembre, l'invito può partire oggi pomeriggio.